Τι είναι ο διοικητικός ειδικός;

Οι διοικητικοί ειδικοί είναι επαγγελματίες που εκπαιδεύονται να εκτελούν όλα τα συνήθη καθήκοντα που συνδέονται με έναν διοικητικό βοηθό, αλλά έχουν και σύνολα δεξιοτήτων που επιτρέπουν το σχεδιασμό και την επίβλεψη ειδικών έργων.Συνήθως, ο διοικητικός ειδικός θα έχει κάποια κατάρτιση στην επιστήμη των υπολογιστών, θα έχει τα προσόντα για να γράψει ή να επεξεργαστεί αντίγραφο πωλήσεων και να εκτελέσει ορισμένες λειτουργίες που υπερβαίνουν και πέρα από τις συνήθεις γραφικές λειτουργίες των περισσότερων γραφείων.

Οι διοικητικοί ειδικοί είναι σε θέση να χειριστούν τα περισσότερα από τα παραδοσιακά καθήκοντα που εμπλέκονται στην αποτελεσματική λειτουργία οποιουδήποτε γραφείου επιχειρήσεων.Για το σκοπό αυτό, ο διοικητικός ειδικός μπορεί να χειριστεί εισερχόμενο και εξερχόμενο ταχυδρομείο, να φροντίσει τα έγγραφα κατάθεσης, να απαντήσει σε εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις ή να κάνει ρυθμίσεις ταξιδιού για στελέχη.Ταυτόχρονα, ο διοικητικός ειδικός μπορεί να κληθεί να αντιμετωπίσει μια σειρά κοινών προβλημάτων σταθμού εργασίας, όπως η αντιμετώπιση ενός σκληρού δίσκου που έχει κλειδώσει ή βοηθά το προσωπικό του γραφείου στην εκμάθηση νέων προγραμμάτων.Δεν είναι ασυνήθιστο για έναν διοικητικό ειδικό να συμμετέχει σε μεγάλο βαθμό στον προσανατολισμό των νέων εργαζομένων καθώς και στα προγράμματα συνεχούς εκπαίδευσης για τους υφιστάμενους υπαλλήλους.

Ο τυπικός διοικητικός ειδικός είναι πιθανό να έχει τουλάχιστον κάποια επίσημη εκπαίδευση στην επιστήμη και την τεχνολογία των υπολογιστών.Σε γενικές γραμμές, ο ειδικός θα διαθέτει εξαιρετικές προφορικές και γραπτές επικοινωνιακές δεξιότητες, τείνουν να επιδεικνύουν ηγετικές ιδιότητες που έρχονται σε λειτουργία όταν οδηγούν ένα ομαδικό έργο και έχουν κάποιο βαθμό δημιουργικότητας που μπορεί να καλείται κατά το σχεδιασμό και την αξιολόγηση νέων διαφημιστικών υλικών και διαφημιστικών εκστρατειών.

Μερικές φορές αναφέρεται ως σούπερ διοικητικός βοηθός, ο διοικητικός ειδικός μπορεί να αποτελέσει πλεονέκτημα σε μικρά και μεγάλα περιβάλλοντα γραφείων.Μέσα σε ένα μικρό γραφείο, ένας εκπαιδευμένος διοικητικός ειδικός μπορεί να χειριστεί ένα ευρύ φάσμα εργασιών που διαφορετικά θα χειριζόταν από άλλα άτομα σε ένα μεγάλο γραφείο.Με το μεγαλύτερο γραφείο, ο διοικητικός ειδικός θα ενεργεί συχνά ως κομπλιμέντο και πρόσωπο υποστήριξης για το προσωπικό των συστημάτων πληροφοριών, το λογιστικό τμήμα, τη δύναμη πωλήσεων και τη γενική διοίκηση.Ένας αποτελεσματικός διοικητικός ειδικός μπορεί συνήθως να χωρέσει σε οποιοδήποτε περιβάλλον γραφείου με ευκολία.