Πώς μπορώ να παρακολουθώ τα λειτουργικά έξοδα;

Η παρακολούθηση των λειτουργικών εξόδων είναι σημαντική για την επιτυχία οποιασδήποτε εταιρείας.Προκειμένου να κατανοήσουμε τι κοστίζει η λειτουργία της επιχείρησης, είναι απαραίτητο να έχουμε μια δομημένη μέθοδο εντοπισμού και κατηγοριοποίησης κάθε δαπάνης.Ευτυχώς, η διαδικασία καθιέρωσης μιας διαδικασίας για την απόσπαση των επιχειρηματικών εξόδων και την ανάκτηση των δεδομένων σε κάποιο είδος χρήσης μορφής δεν είναι δύσκολη.

Για να διαχειριστεί σωστά την απόσπαση των λειτουργικών εξόδων, η επιχείρηση πρέπει να δημιουργήσει τουλάχιστον μερικά βασικά λογιστικά αρχεία.Αυτά τα αρχεία μπορούν να διατηρηθούν σε έντυπη αντιγραφή, αλλά η χρήση λογισμικού λογιστικής μπορεί συχνά να εξομαλύνει την εργασία με σχετική ευκολία.Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να ρυθμίσετε τα αρχεία, τα περισσότερα από τα δωρεάν πακέτα λογιστικής λογισμικού που βασίζονται σε δωρεάν και αμοιβές θα παρέχουν βασικές οδηγίες που σας βοηθούν να προσδιορίσετε ποια στοιχεία γραμμής θα πρέπει να δημοσιεύονται σε ποια κατηγορία.Μόλις έχετε τα βιβλία, η διαδικασία ανάρτησης είναι εύκολο να ακολουθηθεί.

Μια πολύ σημαντική πτυχή της παρακολούθησης των λειτουργικών σας εξόδων είναι να μην αναβάλλετε να κάνετε τακτικές δημοσιεύσεις στα λογιστικά σας βιβλία.Ανάλογα με τη φύση της επιχείρησης, μπορεί να είναι επωφελής η δημοσίευση στοιχείων μόλις ληφθούν.Οι οικιακές και άλλες μικρές επιχειρήσεις ενδέχεται να είναι σε θέση να δημοσιεύουν όλα τα στοιχεία μια μέρα σε κάθε εβδομάδα των επιχειρήσεων χωρίς να δημιουργούν προβλήματα με τον προϋπολογισμό λειτουργίας.Ακόμη και αν δεν υπάρχει τίποτα να δημοσιεύσει, η επιλογή να το πράξει σε καθημερινή βάση ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες ενός τιμολογίου πωλητή που δεν έχει τοποθετηθεί, ποτέ δεν δημοσιεύτηκε και έτσι δεν πληρώνεται ποτέ μέχρι να αποσταλεί μια δεύτερη ειδοποίηση από τον προμηθευτή.

Με τη δημιουργία λογιστικών βιβλίων σας και το χρονοδιάγραμμα απόσπασης, η επόμενη φάση των λειτουργικών εξόδων παρακολούθησης είναι η δημιουργία αναφορών που καταρρέουν αυτά τα έξοδα σε ομάδες.Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού λογιστικής περιλαμβάνει μια αναφορά εισοδήματος/εξόδων που θα σας επιτρέψει να συγκρίνετε αυτό που έρχεται με αυτό που βγαίνει μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο.Είναι επίσης δυνατή η δημιουργία μιας προσαρμοσμένης αναφοράς που συγκρίνει τόσο το εισόδημά σας όσο και το λειτουργικό κόστος με τον προϋπολογισμό λειτουργίας σας.Αυτό σας επιτρέπει όχι μόνο να επιβεβαιώσετε ότι λαμβάνονται αρκετά έσοδα για την κάλυψη των δαπανών, αλλά και εάν εξακολουθείτε να λειτουργείτε ή όχι στον προϋπολογισμό.Με την εκτέλεση αυτών των αναφορών σε εβδομαδιαία βάση, μπορείτε να προσαρμόσετε τις δαπάνες σας ανάλογα, είτε με την προώθηση ημερομηνιών πληρωμής σε ορισμένα οφειλόμενα χρέη είτε για την καθυστέρηση ορισμένων πληρωμών, προκειμένου να αποφευχθεί η υπέρβαση του προϋπολογισμού σας κατά την επόμενη περίοδο.

μαζί με τα λειτουργικά έξοδα παρακολούθησης για να διασφαλιστεί ότι ο προϋπολογισμός της εταιρείας παραμένει ισορροπημένος, είναι σημαντικό να ελέγξετε τα λειτουργικά έξοδα που σχετίζονται με συγκεκριμένα τμήματα της επιχείρησης και να διασφαλίσετε ότι η επένδυση σε αυτά τα τμήματα συμβάλλει στη διαδικασία παραγωγής εσόδων.Για παράδειγμα, εάν σημειώνετε ότι τα έξοδα στο τμήμα πωλήσεων αυξάνονται, αλλά οι πωλήσεις έχουν στάσιμο τους τελευταίους έξι μήνες, γεγονός που δείχνει την ανάγκη να πραγματοποιηθεί μερικές αλλαγές εντός αυτής της περιοχής της λειτουργίας σας.Από αυτή την άποψη, η παρακολούθηση του λειτουργικού κόστους σημαίνει ότι τα έσοδα που εισέρχονται χρησιμοποιούνται πιο αποτελεσματικά, η κατώτατη γραμμή διατηρείται όσο το δυνατόν πιο υγιεινά και οι πιθανότητες οικοδόμησης λειτουργικών αποθεμάτων για χρήση με μελλοντικά έργα είναι βιώσιμες.