Làm cách nào để theo dõi chi phí hoạt động?

Theo dõi chi phí hoạt động rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ công ty nào.Để hiểu chi phí gì để điều hành doanh nghiệp, điều cần thiết là phải có một phương pháp có cấu trúc để xác định và phân loại từng chi phí.May mắn thay, quá trình thiết lập một quy trình đăng chi phí kinh doanh và truy xuất dữ liệu theo một số loại định dạng có thể sử dụng là không khó.Để quản lý việc đăng chính xác chi phí hoạt động, doanh nghiệp phải thiết lập ít nhất một vài hồ sơ kế toán cơ bản.Những hồ sơ này có thể được duy trì trong bản sao cứng, nhưng sử dụng phần mềm kế toán thường có thể hợp lý hóa nhiệm vụ một cách dễ dàng.Nếu bạn không chắc chắn làm thế nào để thiết lập các hồ sơ, hầu hết các gói phần mềm kế toán miễn phí và dựa trên phí sẽ cung cấp các hướng dẫn cơ bản giúp bạn xác định các mục dòng nào sẽ được đăng trong danh mục nào.Khi bạn đã có các cuốn sách, quy trình đăng rất dễ theo dõi.Tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp, có thể thuận lợi khi đăng các mặt hàng ngay khi nhận được.Các doanh nghiệp nhỏ tại nhà và các doanh nghiệp nhỏ khác có thể đăng tất cả các mặt hàng một ngày mỗi tuần mà không tạo ra vấn đề với ngân sách hoạt động.Ngay cả khi không có nhiều để đăng, chọn làm như vậy hàng ngày giảm thiểu cơ hội hóa đơn của nhà cung cấp bị đặt sai chỗ, không bao giờ được đăng, và do đó không bao giờ trả tiền cho đến khi thông báo thứ hai được gửi bởi nhà cung cấp.Với các cuốn sách kế toán của bạn được thiết lập và đăng lên lịch trình, giai đoạn tiếp theo của việc theo dõi chi phí hoạt động là tạo các báo cáo chia các chi phí đó thành các nhóm.Hầu hết các phần mềm kế toán bao gồm báo cáo thu nhập/chi phí được định dạng sẵn cho phép bạn so sánh những gì sắp xảy ra với những gì đang diễn ra trong một khung thời gian được chỉ định.Cũng có thể tạo một báo cáo tùy chỉnh so sánh cả thu nhập và chi phí vận hành của bạn với ngân sách hoạt động của bạn.Điều này cho phép bạn không chỉ xác nhận rằng đủ doanh thu để nhận chi phí, mà còn bạn có còn hoạt động trong ngân sách hay không.Bằng cách chạy các báo cáo này trên cơ sở hàng tuần, bạn có thể điều chỉnh chi tiêu của mình cho phù hợp, bằng cách tăng ngày thanh toán cho một số khoản nợ chưa thanh toán hoặc trì hoãn một số khoản thanh toán để ngăn chặn vượt quá ngân sách của bạn trong thời gian sắp tới.

Cùng với việc theo dõi chi phí hoạt động để đảm bảo ngân sách của công ty vẫn được cân bằng, điều quan trọng là kiểm soát chi phí hoạt động liên quan đến các phân khúc cụ thể của hoạt động và đảm bảo đầu tư vào các phân khúc đó đang góp phần vào quy trình tạo doanh thu.Ví dụ: nếu bạn lưu ý rằng các chi phí trong bộ phận bán hàng đang tăng lên, nhưng doanh số đã bị đình trệ trong sáu tháng qua, điều đó cho thấy cần phải thực hiện một vài thay đổi trong lĩnh vực hoạt động của bạn.Từ quan điểm này, việc theo dõi chi phí hoạt động có nghĩa là doanh thu đến được sử dụng hiệu quả hơn, điểm mấu chốt được giữ lành mạnh nhất có thể và cơ hội xây dựng dự trữ hoạt động để sử dụng với các dự án trong tương lai là khả thi.