Τι είναι ο έλεγχος εμπορευμάτων;

Η εφοδιαστική αντιπροσωπεύει τις δραστηριότητες που μια εταιρεία περνάει για να μετακινήσει αγαθά μέσω διαφορετικών σημείων διανομής.Ένας έλεγχος εμπορευμάτων επιτρέπει σε μια εταιρεία να εξετάσει, να προσαρμόσει και να επαληθεύει τους λογαριασμούς εμπορευμάτων για ακρίβεια.Αυτή η διαδικασία αρχίζει με τη συλλογή λογαριασμών εμπορευμάτων από τους πωλητές.Στη συνέχεια, οι υπάλληλοι της εταιρείας εισέρχονται στους λογαριασμούς σε ένα μηχανογραφικό λογιστικό σύστημα.Οι λογιστές αναθεωρούν κάθε λογαριασμό για αντικείμενα όπως το ποσοστό χιλιομέτρων, τα τέλη προσπληροφόρησης και τα τιμολόγια.Ο σκοπός ενός ελέγχου των εμπορευμάτων είναι να εξασφαλιστεί η εγκυρότητα και η ακρίβεια κάθε νομοσχεδίου.Εκείνοι στη βιομηχανία λιανικής πώλησης ή στον κλάδο των υπηρεσιών τροφίμων είναι εκείνοι που επηρεάζονται περισσότερο από το φορτίο.Η αύξηση των τιμών του πετρελαίου και του φυσικού αερίου μπορούν επίσης να καταστήσουν σημαντικότερο τον έλεγχο των εμπορευμάτων.Οι εταιρείες συχνά μεταδίδουν τη ναυτιλία και τις χρεώσεις σε πελάτες.Η μη διατήρηση των ακριβών αρχείων για αυτές τις χρεώσεις μπορεί να οδηγήσει σε υψηλότερο κόστος χωρίς να αντισταθμίζουν τις αυξήσεις των τιμών για να εξασφαλιστεί τα κέρδη επιπέδου.

Ο έλεγχος εμπορευμάτων μπορεί να είναι μια περιοδική διαδικασία αναθεώρησης.Οι λογιστές μπορούν να ελέγξουν μερικά τιμολόγια κάθε μήνα για να εξασφαλίσουν ότι δεν υπάρχουν υπερβολικές χρεώσεις.Οι μεγάλες εταιρείες συχνά απασχολούν αναλυτή εμπορευματικών μεταφορών ή εφοδιαστικής.Αυτός ο εργαζόμενος είναι ο ενδιάμεσος μεταξύ εταιρειών εμπορευμάτων και της εταιρείας.Η δουλειά του είναι να εισαγάγει όλα τα εγκεκριμένα από τη διοίκηση τιμολόγια στο σύστημα μετά την παραλαβή.Τα αμφισβητήσιμα τιμολόγια απαιτούν διόρθωση πριν από την είσοδό τους στο σύστημα.Η χειροκίνητη αντιστοίχιση απαιτεί από τους λογιστές να αναθεωρούν κάθε τιμολόγιο με το χέρι για τα αναγνωρισμένα αντικείμενα.Το λογισμικό μπορεί να είναι προγραμματιζόμενο για την αναφορά εξαιρέσεων όταν το κόστος των μεταφορών είναι πάνω από ένα ορισμένο επίπεδο.Η εξωτερική ανάθεση είναι η τρίτη επιλογή.Οι εταιρείες μπορούν να προσλάβουν μια εξωτερική εταιρεία για να εργαστούν μέσω τιμολογίων μεταφοράς και αποστολής για να αναζητήσουν αποκλίσεις.

Ένας άλλος σκοπός του ελέγχου των εμπορευμάτων είναι να εξασφαλίσει ότι μια εταιρεία θα λάβει όλες τις εκπτώσεις που έδωσαν οι πωλητές.Οι περισσότεροι πωλητές εμπορευμάτων προσφέρουν ποσοστιαίες εκπτώσεις για ορισμένους όγκους αποστολής.Ο έλεγχος εμπορευμάτων εξασφαλίζει ότι δεν πηγαίνουν λογαριασμοί χωρίς να λαμβάνουν την κατάλληλη έκπτωση.Ειδικές χρεώσεις που εφαρμόζονται στους λογαριασμούς εμπορευμάτων υπόκεινται επίσης για επανεξέταση.Οι λογιστές πρέπει να διακρίνουν γιατί βρίσκονται στο νομοσχέδιο των εμπορευμάτων και πώς να τους κωδικοποιήσουν στο γενικό βιβλίο.

Τα μηχανογραφημένα συστήματα λογιστικής ή διαχείρισης είναι συνήθως απαραίτητο για τη διαδικασία ελέγχου εμπορευμάτων.Αυτό επιτρέπει την σχεδόν στατική παραλαβή των λογαριασμών και των τιμολογίων για επανεξέταση.Οι λογιστές μπορούν να λάβουν έγκαιρα τους λογαριασμούς για να εξασφαλίσουν ότι η εταιρεία δεν πληρώνει πάρα πολλά χρήματα πριν αναθεωρήσει τους λογαριασμούς εμπορευμάτων.