Τι είναι ένα μικρό σύστημα μετρητών;

Ένα μικροσκοπικό σύστημα μετρητών είναι μια οργανωτική διαδικασία για τη διάθεση μετρητών για διάφορα έξοδα αντί να γράψετε μια επιταγή.Επιτρέπει στους υπαλλήλους να έχουν ένα μικρό ποσό μετρητών για να κάνουν αγορές χωρίς να χρειάζεται να περάσουν από μια επίσημη διαδικασία αίτησης αγοράς.Παρόλο που η κατανομή των μικρών μετρητών έχει σχεδιαστεί για να διευκολύνει τις καθημερινές λειτουργίες, τα χρήματα πρέπει να ληφθούν υπόψη μέσω της λογιστικής της εταιρείας. Κάθε επιχείρηση πρέπει να διατηρήσει ένα λογιστικό σύστημα για την παρακολούθηση των εσόδων και των εξόδων.Αυτές οι πληροφορίες επιτρέπουν στην εταιρεία να συμμορφώνεται με κυβερνητικούς κανονισμούς σχετικά με τους φόρους και την οικονομική πληροφόρηση.Οι περισσότερες επιχειρήσεις θα απαιτήσουν από έναν υπάλληλο να υποβάλει επίσημη αίτηση για πληρωμή δαπανών εκτός από την υποβολή τιμολογίου ή εντολής αγοράς.Στη συνέχεια, τα έξοδα καταβάλλονται από την εταιρεία ελέγχου, η οποία δημιουργεί μια διαδρομή χαρτιού για να τεκμηριώσει τη συναλλαγή για τους ελεγκτές.

Το μικρό σύστημα μετρητών μιας εταιρείας έχει σχεδιαστεί για να παρέχει μια απλοποιημένη εναλλακτική λύση στη συνήθη διαδικασία αγοράς.Ένα χρηματικό ποσό διατηρείται προσβάσιμο και χρησιμοποιείται όταν ένας υπάλληλος πρέπει να κάνει μια αγορά που είναι κάτω από ένα συγκεκριμένο όριο που έχει δημιουργηθεί από την εταιρεία.Μια τυπική χρήση μικρών μετρητών είναι να αγοράζουν προμήθειες γραφείου που χρειάζονται αμέσως και δεν μπορούν να περιμένουν για ημέρες ή εβδομάδες για να μειώσει την εταιρεία..Ο πιο δημοφιλής τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα επιλογών.Αυτός ο τύπος μικροσκοπικού συστήματος μετρητών απαιτεί από μια εταιρεία να αφήσει πρώτα τα μικρά μετρητά, γράφοντας μια επιταγή για ένα χρηματικό ποσό που πρέπει να αποσυρθεί από τον τραπεζικό λογαριασμό των επιχειρήσεων.Η συναλλαγή θα καταγράφεται στα βιβλία ως χρέωση για το λογαριασμό Petty Cash και μια πίστωση στον λογαριασμό μετρητών.

οποτεδήποτε ένας υπάλληλος πρέπει να κάνει μια αγορά χρησιμοποιώντας μικρά μετρητά, θα συμπληρώσει ένα έντυπο αίτησης.Τα χρήματα θα δόθηκαν σε αντάλλαγμα για τη μορφή.Μόλις γίνει η αγορά, ο εργαζόμενος υποβάλλει την απόδειξη που θα επισυνάπτεται στη φόρμα.Το Petty Cash Fund σε αυτό το σημείο αποτελείται από τα υπόλοιπα μετρητά και τα έντυπα με αποδείξεις.Σε κάθε στιγμή ένα άτομο θα μπορούσε να ελέγξει το μικροσκοπικό σύστημα μετρητών προσθέτοντας τα μετρητά και τα αποδείξεις για να εξασφαλίσει ότι ισούται με το αρχικό χρηματικό ποσό που τοποθετήθηκε στο ταμείο.

Το σύστημα βελτιώσεων επιτρέπει την αναπλήρωση μικρών μετρητών με παράδοση τουΈντυπα με αποδείξεις σε αντάλλαγμα για μετρητά που θα επανέλθουν στο ταμείο.Μια επιταγή θα είναι γραμμένη σε μετρητά που θα πιστώσουν τον λογαριασμό μετρητών.Αυτή τη φορά, ωστόσο, οι αποδείξεις θα έδειχναν ποιοι λογαριασμοί δαπανών στη χρέωση.Για παράδειγμα, μια κοινή συναλλαγή μικρού συστήματος μετρητών θα χρεώνει τον λογαριασμό εξόδων γραφείου κατά την αναπλήρωση εάν αγοράστηκαν προμήθειες γραφείου με τα χρήματα.