Hệ thống tiền mặt nhỏ nhặt là gì?

Hệ thống tiền mặt nhỏ là một thủ tục tổ chức để cung cấp tiền mặt cho các chi phí linh tinh thay vì viết séc.Nó cho phép nhân viên có một lượng tiền mặt nhỏ trong tay để mua hàng mà không phải trải qua quy trình yêu cầu mua hàng chính thức.Mặc dù việc phân bổ tiền mặt nhỏ được thiết kế để giúp hoạt động hàng ngày dễ dàng hơn, nhưng tiền vẫn phải được tính thông qua sổ sách kế toán của Companys. Mỗi doanh nghiệp phải duy trì hệ thống sổ sách để theo dõi thu nhập và chi phí.Thông tin này cho phép công ty tuân thủ các quy định của chính phủ về thuế và báo cáo tài chính.Hầu hết các doanh nghiệp sẽ yêu cầu một nhân viên thực hiện một yêu cầu chính thức về chi phí phải được thanh toán ngoài việc gửi hóa đơn hoặc đơn đặt hàng.Chi phí sau đó được thanh toán bằng cách kiểm tra công ty, tạo ra một dấu vết giấy để chứng minh giao dịch cho kiểm toán viên. Một hệ thống tiền mặt nhỏ của Companys được thiết kế để cung cấp một giải pháp thay thế đơn giản cho quy trình mua hàng thông thường.Một số tiền có thể tiếp cận và sử dụng khi một nhân viên cần mua hàng dưới một ngưỡng nhất định do công ty thiết lập.Một cách sử dụng điển hình của tiền mặt là để mua đồ dùng văn phòng cần thiết ngay lập tức và không thể chờ đợi trong nhiều ngày hoặc vài tuần để công ty cắt séc..Cách phổ biến nhất là sử dụng một hệ thống không ổn định.Loại hệ thống tiền mặt nhỏ này yêu cầu một công ty trước tiên đặt tiền mặt nhỏ bằng cách viết một tấm séc cho một khoản tiền để được rút khỏi tài khoản ngân hàng kinh doanh.Giao dịch sẽ được ghi lại trong các cuốn sách dưới dạng ghi nợ vào tài khoản tiền mặt Petty và tín dụng vào tài khoản tiền mặt. Bất cứ khi nào một nhân viên cần mua hàng bằng tiền mặt, anh ta sẽ điền vào mẫu yêu cầu.Tiền sẽ được đưa ra để đổi lấy biểu mẫu.Sau khi mua hàng được thực hiện, nhân viên sẽ gửi biên lai được đính kèm vào biểu mẫu.Quỹ tiền mặt nhỏ vào thời điểm này bao gồm tiền mặt còn lại và các hình thức có biên lai.Bất cứ lúc nào một người có thể kiểm toán hệ thống tiền mặt nhỏ bằng cách thêm tiền mặt và biên lai để đảm bảo họ bằng số tiền ban đầu được đặt trong quỹ.Các hình thức có biên lai để đổi lấy tiền mặt sẽ quay trở lại quỹ.Một séc sẽ được viết thành tiền mặt sẽ ghi có tài khoản tiền mặt.Tuy nhiên, lần này, các biên lai sẽ chỉ ra tài khoản chi phí nào để ghi nợ.Ví dụ, một giao dịch hệ thống tiền mặt nhỏ thông thường sẽ ghi nợ tài khoản chi phí văn phòng khi bổ sung nếu nguồn cung cấp văn phòng được mua bằng tiền.