Τι είναι μια επιστολή εμβασμάτων;

Επίσης γνωστό ως επιστολή εμβασμάτων ή επιστολή διαμετακόμισης, μια επιστολή εμβασμάτων είναι ένα έγγραφο που περικλείεται με μια πληρωμή.Ο σκοπός της επιστολής είναι να αναφερθεί ο λόγος για την πληρωμή ή το εμβάσμα, καθώς και να προμηθεύσει άλλες πληροφορίες που θα βοηθήσουν τον πιστωτή στην καταγραφή της παραλαβής της πληρωμής σωστά.Ενώ το ακριβές περιεχόμενο της επιστολής θα ποικίλει ανάλογα με τη φύση της επιχειρηματικής ρύθμισης και του τοπικού έθιμου, υπάρχουν μερικές βασικές λεπτομέρειες που θεωρούνται απαραίτητες για μια καλά γραπτή επιστολή διαμετακόμισης.

Ακριβώς για κάθε είδους επιστολή εμβασμάτων θα περιλαμβάνει τρία βασικά κομμάτια πληροφοριών.Η επιστολή θα προσδιορίσει τον αποστολέα, συχνά συμπεριλαμβάνοντας το όνομα και τη διεύθυνση αλληλογραφίας του οφειλέτη.Μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας του αποστολέα, αναφέρεται επίσης το όνομα και η διεύθυνση του πιστωτή.Τέλος, το ποσό της κλειστή πληρωμής περιλαμβάνεται επίσης στο σώμα της επιστολής

Άλλοι τύποι πληροφοριών μπορεί επίσης να συμπεριληφθούν στο κείμενο της επιστολής εμβασμάτων.Σε πολλούς τομείς, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού λογαριασμού του οφειλέτη θεωρείται κατάλληλος, μαζί με αναφορά σε οποιονδήποτε αριθμό τιμολογίου στον οποίο πρέπει να εφαρμοστεί η πληρωμή.Μπορεί επίσης να υπάρξει αναφορά στα αγαθά ή τις υπηρεσίες που αγοράστηκαν από τον πελάτη ή σε μια σημείωση της ημερομηνίας κατά την οποία οφείλεται το τιμολόγιο.

Η συνολική μορφή για μια επιστολή εμβασμάτων είναι σύντομη και στο σημείο.Συχνά, η επιστολή αρχίζει με την ημερομηνία της αλληλογραφίας, ακολουθούμενη από το όνομα και τη διεύθυνση αλληλογραφίας του παραλήπτη.Χρησιμοποιώντας ένα απλό χαιρετισμό, τα στοιχεία του αποστολέα σε μία ή δύο παραγράφους για τον λόγο για την πληρωμή και τυχόν δεδομένα που θα βοηθήσουν τον παραλήπτη να εφαρμόσει σωστά την πληρωμή.Ακολουθεί ένα τυπικό κλείσιμο, συνοδευόμενο από την υπογραφή του αποστολέα.Εάν η διεύθυνση αλληλογραφίας για τον αποστολέα περιλαμβάνεται στην επιστολή, εμφανίζεται κανονικά μετά την υπογραφή, στο τέλος του εγγράφου

ενώ μια επιστολή εμβασμάτων χρησιμοποιείται συχνά σε επίσημες επιχειρηματικές καταστάσεις, όπως όταν μια τράπεζα διαβιβάζεται αΕλέγξτε σε άλλη τράπεζα, αυτή η μορφή αλληλογραφίας έχει αντικατασταθεί σε μεγάλο βαθμό από αυτό που είναι γνωστό ως rpittance slip .Η ολίσθηση είναι απλά ένα διάτρητο τμήμα ενός τιμολογίου που μπορεί να αποσπαστεί και να επιστρέψει με την πληρωμή.Δεδομένα όπως οι αριθμοί λογαριασμών και οι ημερομηνίες λήξης είναι προ-εκτυπωμένες στην ολίσθηση, καθιστώντας περιττή για τον αποστολέα για αναφορά αυτών των πληροφοριών.Υπάρχει συνήθως χώρος στο δελτίο για τον αποστολέα για να γράψει σε πληροφορίες όπως ο αριθμός ελέγχου ή η ημερομηνία της πληρωμής