Τι είναι το λογιστικό αρχείο;

Ένα λογιστικό αρχείο είναι οποιοδήποτε είδος ηλεκτρονικού ή έντυπου εγγράφου που παρέχει πληροφορίες σχετικά με την οικονομική κατάσταση ενός ατόμου ή μιας οντότητας.Τα αρχεία αυτού του τύπου χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία λεπτομερέστερων λογιστικών αρχείων, όπως τα βιβλία, τα περιοδικά και άλλα είδη λογιστικών βιβλίων.Η κύρια λειτουργία αυτών των εγγράφων είναι να δημιουργηθεί ένα ακριβές ιστορικό όλων των χρηματοοικονομικών συναλλαγών που σχετίζονται με μια δεδομένη χρονική περίοδο, συμπεριλαμβανομένων των εισοδημάτων που εισπράττονται καθώς και των εκταμιεύσεων που έγιναν για τα σχετικά έξοδα.Μαζί με τις συναλλαγές χρημάτων, αυτά τα βιβλία επιτρέπουν επίσης τον προσδιορισμό της ισορροπίας μεταξύ περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.

Ορισμένα έγγραφα περιλαμβάνονται ως μέρος της διαδικασίας προετοιμασίας και διατήρησης βιβλίων λογιστικών αρχείων.Τα τιμολόγια που εκδίδονται από μια επιχείρηση είναι ένα από τα θεμελιώδη έγγραφα που σημειώνονται και παρακολουθούνται σε βιβλία και περιοδικά.Τα τιμολόγια καθιστούν δυνατή την παρακολούθηση του δυνητικού εισοδήματος που εύλογα μπορεί να προβλεφθεί από την επιχείρηση.Εισάγοντας τα τιμολόγια και τα ποσά των τιμολογίων στα λογιστικά βιβλία, είναι πολύ πιο εύκολο να εφαρμοστούν επιταγές ή άλλες μορφές πληρωμής που μεταφέρονται από τους πελάτες όταν και κατά την άφιξή τους και είναι προετοιμασμένες για κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό.

Τα τιμολόγια που σχετίζονται με τις αγορές που πραγματοποιούνται από μια επιχείρηση είναι επίσης απαραίτητα για τη διατήρηση ακριβών βιβλίων λογιστικών αρχείων.Όπως και με τα τιμολόγια που εκδίδονται από μια επιχείρηση, εκείνα που λαμβάνονται πρέπει να συνδεθούν με τα πληρωτέα αρχεία λογαριασμών, καθιστώντας ευκολότερη τη δημιουργία ενός προγράμματος για την έκδοση πληρωμής για αυτά τα τιμολόγια.Ο έλεγχος ή ο τρόπος πληρωμής που χρησιμοποιείται για την επίλυση του υπολοίπου σε αυτά τα τιμολόγια θεωρείται επίσης λογιστικό αρχείο και συνήθως σημειώνεται εντός των πληρωτέων λογαριασμών σε συνδυασμό με το κατάλληλο τιμολόγιο.

Όλες οι νομισματικές συναλλαγές που εμπλέκονται στη λειτουργία της επιχείρησης θεωρούνται λογιστικά αρχεία ενός ή του άλλου τύπου.Τόσο τα χειροκίνητα όσο και τα ηλεκτρονικά αντίγραφα διατηρούνται στο αρχείο, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο τον έλεγχο των καταχωρήσεων περιοδικών και τη διασφάλιση ότι όλα τα αρχεία είναι σε σωστή σειρά.Όταν ακολουθούνται οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, είναι πολύ πιο εύκολο να ανακτήσετε τα κατάλληλα αρχεία περιουσιακών στοιχείων, αρχεία υποχρεώσεων και οποιαδήποτε υποομάδα των αρχείων που σχετίζονται με οποιαδήποτε υποχρεωτική ή απαιτήσεις.απαιτείται συχνά για φορολογικούς σκοπούς.Αυτό ισχύει τόσο για τα άτομα όσο και για τις επιχειρήσεις.Η αδυναμία διατήρησης αντιγράφων βασικών εγγράφων υποστήριξης μπορεί συχνά να δημιουργήσει ζητήματα εάν καλείται φορολογικός έλεγχος και μπορεί να οδηγήσει σε ορισμένες εκπτώσεις που απορρίπτονται λόγω έλλειψης τεκμηρίωσης.Για το λόγο αυτό, πολλά άτομα και επιχειρήσεις κάνουν χρήση λογισμικού λογιστικής για να διατηρήσουν όλες τις καταχωρήσεις σε τάξη, διατηρώντας παράλληλα αντίγραφα των επιταγών, των τιμολογίων και άλλων υποστηρικτικών εγγράφων που υποστηρίζουν τις καταχωρήσεις που έγιναν στα ίδια τα λογιστικά βιβλία.