Hồ sơ kế toán là gì?

Hồ sơ kế toán là bất kỳ loại tài liệu sao chép điện tử hoặc bản sao nào cung cấp thông tin liên quan đến tình trạng tài chính của một cá nhân hoặc thực thể.Các hồ sơ thuộc loại này được sử dụng để tạo ra các hồ sơ kế toán chi tiết hơn như sổ cái, tạp chí và các loại sách kế toán khác.Chức năng chính của các tài liệu này là tạo ra một lịch sử chính xác của tất cả các giao dịch tài chính liên quan đến một khoảng thời gian nhất định, bao gồm thu nhập nhận được cũng như các khoản giải ngân được thực hiện cho các chi phí liên quan.Cùng với các giao dịch tiền bạc, những cuốn sách tài khoản này cũng có thể xác định số dư giữa tài sản và nợ phải trả.Một số tài liệu được đưa vào như là một phần của quá trình chuẩn bị và duy trì sổ ghi chép kế toán.Hóa đơn do một doanh nghiệp phát hành là một trong những tài liệu cơ bản được ghi nhận và theo dõi trong sổ cái và tạp chí.Các hóa đơn cho phép theo dõi thu nhập tiềm năng có thể được dự đoán một cách hợp lý bởi doanh nghiệp.Bằng cách nhập hóa đơn và số tiền hóa đơn trong sổ kế toán, việc áp dụng séc hoặc các hình thức thanh toán khác sẽ dễ dàng hơn nhiều khi được khách hàng nộp khi và khi họ đến và được chuẩn bị gửi tiền vào tài khoản ngân hàng.

Hóa đơn liên quan đến việc mua hàng của một doanh nghiệp cũng rất cần thiết để duy trì sổ sách kế toán chính xác.Cũng như các hóa đơn do doanh nghiệp phát hành, những hóa đơn được nhận phải được đăng nhập vào hồ sơ phải trả tài khoản, giúp việc thiết lập một lịch trình phát hành thanh toán cho các hóa đơn đó dễ dàng hơn.Kiểm tra hoặc chế độ thanh toán được sử dụng để giải quyết số dư trên các hóa đơn đó cũng được coi là một hồ sơ kế toán và thường được ghi nhận trong các tài khoản phải trả cùng với hóa đơn phù hợp.Tất cả các giao dịch tiền tệ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều được coi là hồ sơ kế toán của loại này hay loại khác.Cả hai bản sao thủ công và điện tử đều được lưu trong hồ sơ, giúp kiểm tra các mục nhật ký dễ dàng hơn nhiều và đảm bảo rằng tất cả các bản ghi đều theo thứ tự thích hợp.Khi các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung được tuân thủ, việc truy xuất các hồ sơ tài sản, hồ sơ nợ và bất kỳ nhóm phụ nào của các hồ sơ đó liên quan đến bất kỳ khoản thanh toán hoặc giao dịch phải trả nào sẽ dễ dàng hơn nhiều.thường được yêu cầu cho mục đích thuế.Điều này đúng cho cả cá nhân cũng như doanh nghiệp.Việc không duy trì các bản sao của các tài liệu hỗ trợ thiết yếu thường có thể tạo ra các vấn đề nếu kiểm toán thuế được gọi và có thể dẫn đến các khoản khấu trừ nhất định không được phép vì thiếu tài liệu.Vì lý do này, nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để giữ tất cả các mục theo thứ tự, đồng thời giữ các bản sao kiểm tra, hóa đơn và các tài liệu hỗ trợ khác sao lưu các mục được thực hiện trong các sổ kế toán.