Mi az a számviteli rekord?
A számviteli nyilvántartás bármilyen típusú elektronikus vagy nyomtatott dokumentum, amely információt nyújt az egyén vagy szervezet pénzügyi helyzetéről.Az ilyen típusú rekordokat részletesebb számviteli rekordok, például főkönyvek, folyóiratok és egyéb típusú számviteli könyvek készítésére használják.Ezeknek a dokumentumoknak a fő feladata, hogy pontos történetet hozzon létre az adott időtartamhoz kapcsolódó összes pénzügyi tranzakcióról, ideértve a kapott jövedelmet, valamint a releváns költségekhez szükséges kifizetéseket.A pénzügyletekkel együtt ezek a számlakikák lehetővé teszik az eszközök és a kötelezettségek közötti egyenleg meghatározását is.
Számos dokumentum szerepel a számviteli könyvek elkészítésének és karbantartásának folyamatának részeként.A vállalkozás által kiadott számlák az egyik alapvető dokumentum, amelyet a főkönyvekben és a folyóiratokban megfigyelnek és nyomon követnek.A számlák lehetővé teszik a potenciális jövedelem nyomon követését, amelyet a vállalkozás ésszerűen várhat.A számlák és a számviteli könyvek számla összegeinek beírásával sokkal könnyebb alkalmazni csekkeket vagy egyéb fizetési formákat, amelyeket az ügyfelek átadnak, amikor megérkeznek, és készen állnak a bankszámlára történő betétre.
A vállalkozás vásárlásaihoz kapcsolódó számlák szintén elengedhetetlenek a pontos számviteli nyilvántartási könyvek fenntartásához.A vállalkozás által kiadott számlákhoz hasonlóan a beérkezett személyeket be kell jelentkezni a fizetendő nyilvántartásokba, megkönnyítve a számlák kifizetésének ütemtervének kidolgozását.A számlák egyenlegének rendezésére használt csekk vagy fizetési mód szintén számviteli nyilvántartásnak tekinthető, és általában a megfelelő számlával együtt fizetendő számlákon belül szerepelnek.
A vállalkozás működésével kapcsolatos összes monetáris tranzakciónak az egyik vagy másik típusú számviteli nyilvántartást tekintik.Mind a kézi, mind az elektronikus másolatokat a fájlban tartják, így sokkal könnyebben ellenőrizhetjük a naplóbejegyzéseket, és megbizonyosodjanak arról, hogy minden rekord megfelelő sorrendben legyen.Ha az általánosan elfogadott számviteli alapelveket követik, sokkal könnyebb a megfelelő eszközök nyilvántartása, a kötelezettségek nyilvántartása és a nyilvántartások bármely alcsoportja, amely a kötelezettségek vagy a követelések tranzakcióival kapcsolatos.az adó szempontjából gyakran szükséges.Ez igaz mindkét személyre, mind a vállalkozásokra.Az alapvető alátámasztó dokumentumok másolatainak fenntartásának elmulasztása gyakran problémákat okozhat, ha adóellenőrzést hívnak, és bizonyos levonásokat vezethetnek a dokumentáció hiánya miatt.Ezért sok egyén és vállalkozás számviteli szoftvert használ az összes bejegyzés rendezésére, miközben a csekkek, számlák és egyéb támogató dokumentumok másolatát is tartja, amelyek biztonsági másolatot készítenek maguk a számviteli könyvekben.