Τι είναι ο έλεγχος μετρητών;

Ο έλεγχος μετρητών είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της πλήρους φύσης και την ακριβή καταγραφή όλων των μετρητών που λαμβάνονται, καθώς και τυχόν εκταμιεύσεις μετρητών που πραγματοποιούνται.Ως ευρεία αρχή της υπεύθυνης οικονομικής λογιστικής, αυτή η διαδικασία λαμβάνει χώρα σε οποιοδήποτε περιβάλλον όπου αγοράζονται και πωλούνται αγαθά και υπηρεσίες.Ως εκ τούτου, οι επιχειρήσεις, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και τα νοικοκυριά χρησιμοποιούν όλα τα βασικά τους δόγματα. Για να κατανοήσουμε πλήρως τον έλεγχο μετρητών, είναι χρήσιμο να κατανοήσουμε τι σημαίνει μετρητά, όταν πρόκειται για οικονομική λογιστική.Μαζί με την αναφορά σε νόμισμα και κέρμα, ο όρος αυτός θεωρείται επίσης ότι περιλαμβάνει μορφές χρηματοπιστωτικής ανταλλαγής όπως οι παραγγελίες χρημάτων, οι εισπράξεις πιστωτικών καρτών και οι έλεγχοι.Ουσιαστικά, κάθε τύπος χρηματοπιστωτικής ανταλλαγής που μπορεί να διαπραγματευτεί άμεσα για μια σταθερή αξία που πληροί τις προϋποθέσεις.

Ο έλεγχος μετρητών σημαίνει ότι διαχειρίζονται με την ικανοποίηση όλων αυτών των τύπων χρηματοπιστωτικών μέσων διατηρώντας ένα ακριβές σύστημα παρακολούθησης που αντιπροσωπεύει τόσο τη λήψη όσο και την εκταμίευση των μετρητών.Ο σχεδιασμός αυτής της διαδικασίας δεν είναι δύσκολος και υπάρχουν μερικά βασικά στοιχεία που θα ενσωματωθούν στη διαδικασία, ανεξάρτητα από το αν η διαδικασία χρησιμοποιείται στο σπίτι ή σε ένα γραφείο ή επιχειρηματικό περιβάλλον.Πρέπει να τεκμηριωθεί και να καταγραφεί αμέσως.Η μέθοδος λογιστικής, στην οποία καταγράφονται τα κέρδη και οι εκτάσεις όταν προκύπτουν, και όχι όταν λαμβάνονται ή πληρώνονται, δεν χρησιμοποιούνται.Κάθε απόδειξη μετρητών καταγράφεται κατά την υποδοχή, ενώ κάθε εκταμίευση εισάγεται τη στιγμή που η πληρωμή απελευθερώνεται.Αυτός ο τρόπος τεκμηρίωσης απαιτεί μόνο ορισμένα βασικά πρότυπα που θα καταγράφουν τα απαραίτητα δεδομένα.Για το σπίτι, ένας λογαριασμός ελέγχου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση όλων των μετρητών που έχουν κατατεθεί σε έναν κοινό λογαριασμό για το καλό του σπιτιού και το μητρώο βιβλίων ελέγχου μπορεί να χρησιμεύσει ως το βασικό έγγραφο που παρακολουθεί τις εισερχόμενες και εξερχόμενες συναλλαγές., οι σταθερές διαδικασίες απαιτούν να υπάρχουν πολλαπλά, αλλά περιορισμένα, άτομα που έχουν πρόσβαση στα μετρητά, τα οποία εξυπηρετούν δύο σκοπούς.Πρώτον, οι άνθρωποι μπορούν να λογοδοτήσουν για τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζονται τα μετρητά.Δεύτερον, έχοντας τουλάχιστον δύο άτομα που επιβλέπουν τη διαδικασία βοηθούν να διασφαλιστεί ότι οι σημαντικές συναλλαγές μπορούν να πραγματοποιηθούν ανά πάσα στιγμή, ακόμη και αν ένα άτομο δεν είναι διαθέσιμο για κάποιο λόγο.

Ο έλεγχος μετρητών απαιτεί επίσης τα έγγραφα που σχετίζονται με την εργασία να διαχωρίζονται απότη φυσική θέση των μετρητών.Με άλλα λόγια, το λογιστικό βιβλίο που χρησιμοποιείται για την καταγραφή των συναλλαγών σε μετρητά δεν πρέπει να διατηρείται στο ασφαλές με το νόμισμα, τις παραγγελίες χρημάτων και τους ελέγχους.Αυτή η απλή προφύλαξη βοηθά να διασφαλιστεί ότι το καθήκον της αλλαγής των φυσικών στοιχείων που σχετίζονται με τα μετρητά στο χέρι είναι πιο δύσκολο και επομένως ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες να συμβεί κλοπή.