Τι είναι η ταξινόμηση δεδομένων;

Η ταξινόμηση δεδομένων συνίσταται στην ανάλυση και την κατηγοριοποίηση των περιουσιακών στοιχείων ενός οργανισμού με στόχο τον προσδιορισμό της κατάλληλης πρόσβασης, αποθήκευσης και διατήρησης.Είναι μια πειθαρχία στο ευρύτερο πεδίο διαχείρισης δεδομένων.Επιπλέον, αποτελεί μέρος της διαχείρισης του κύκλου ζωής των πληροφοριών (ILM).

Ως μέρος της ILM, η ταξινόμηση δεδομένων βοηθά έναν οργανισμό να κατανοήσει διάφορες πτυχές των δεδομένων της, οι οποίες περιλαμβάνουν τις απαιτήσεις ασφάλειας, νομικών και συμμόρφωσης, επιχειρηματική σημασία, ανάγκες διαθεσιμότητας και ITτωρινή τοποθεσία.Αφού κατανοηθούν οι διάφορες πτυχές των δεδομένων, μπορεί να εφαρμοστεί μια πολιτική κατάλληλη για την ασφάλεια και τη διατήρησή της.Το έργο ταξινόμησης θα πρέπει να αναληφθεί από τους ιδιοκτήτες επιχειρηματικών διαδικασιών και τους εκπροσώπους της νομικής και συμμόρφωσης σε συνεργασία με το Τμήμα Πληροφορικής (IT).Αν και τα εργαλεία λογισμικού είναι διαθέσιμα για να βοηθήσουν στη συλλογή και την ανάλυση, η διαδικασία ταξινόμησης δεδομένων είναι κατά κύριο λόγο χειροκίνητη και μπορεί να είναι χρονοβόρα.

Τα δεδομένα θεωρούνται ένας από τους δύο τύπους: δομημένες ή μη δομημένες.Τα δομημένα δεδομένα βρίσκονται συνήθως σε βάσεις δεδομένων.Είναι συχνά πληροφορίες σχετικά με την οργάνωση, όπως τα αρχεία των εργαζομένων, των πελατών και των προϊόντων.Συνήθως, οι πληροφορίες δεν μπορούν να προσεγγιστούν άμεσα, αλλά πρέπει να έχουν πρόσβαση μέσω διεπαφής προγραμματισμού εφαρμογών (API).Τα μη δομημένα δεδομένα βρίσκονται σε ηλεκτρονικά ή χαρτί έγγραφα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλους τύπους περιεχομένου δωρεάν φόρμας, τα οποία ενδέχεται να περιλαμβάνουν αρχεία ήχου και βίντεο.

Η ταξινόμηση δεδομένων μπορεί να ωφελήσει έναν οργανισμό με διάφορους τρόπους.Η απόδειξη της ύπαρξης μιας πολιτικής και της τήρησης της πολιτικής μπορεί να απαιτηθεί για την κάλυψη των κυβερνητικών κανονισμών σχετικά με το χειρισμό οικονομικών ή ευαίσθητων δεδομένων.Οι απαιτήσεις φορολογικού νόμου αποτελούν ένα παράδειγμα αυτών των κανονισμών.Η ταξινόμηση των δεδομένων μπορεί να ωφελήσει έναν οργανισμό σε περίπτωση νομικών διαφορών, επειδή η κατάλληλη ταξινόμηση δεδομένων, μαζί με μια πολιτική ILM που εφαρμόζεται, διασφαλίζει ότι τα δεδομένα που απαιτούνται από την διαφορά είναι διαθέσιμα και ότι δεν είναι διαθέσιμα τα εξωγενή δεδομένα.Ο οργανισμός μπορεί να προστατευθεί από τις ενέργειες των δυσαρεστημένων υπαλλήλων ή των λαθών των εργαζομένων, ταξινομώντας και περιορίζοντας την πρόσβαση σε ιδιόκτητα, εξαιρετικά εμπιστευτικά και κορυφαία στοιχεία.

Ορισμένα άλλα οφέλη από την ταξινόμηση δεδομένων περιλαμβάνουν πιθανή μείωση του κόστους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αποθήκευσης, επειδή τα δεδομένα δεν θα διατηρούνται περισσότερο από ό, τι πρέπει να είναι.Τα μέσα αποθήκευσης δεδομένων θα πρέπει επίσης να αντιστοιχούν στις απαιτήσεις διαθεσιμότητας.Με άλλα λόγια, τα δεδομένα που χρειάζονται αμέσως πρέπει να βρίσκονται σε μια συσκευή αποθήκευσης που επιτρέπει την άμεση πρόσβαση, όπως διακομιστή δικτύου.Τα δεδομένα που δεν χρειάζονται αμέσως μπορούν να αποθηκευτούν σε μια συσκευή που δεν παρέχει άμεση πρόσβαση, όπως η ψηφιακή ταινία.

Εκτός από την ικανοποίηση των νομικών και συμμόρφωσης, η κατανόηση των δεδομένων ενδέχεται να αποφέρει άλλα σημαντικά οφέλη.Ο οργανισμός που έχει αναλύσει και ταξινομήσει τα δεδομένα του ενδέχεται να είναι σε θέση να εξελίξει αποτελεσματικότερα αυτές τις πληροφορίες για σκοπούς λήψης αποφάσεων ή μάρκετινγκ.Αυτή η πιο αποτελεσματική χρήση των δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε βελτιωμένη κερδοφορία.