Mi az adatok osztályozása?

Az adatok besorolása a szervezet adat eszközeinek elemzéséből és kategorizálásából áll, azzal a céllal, hogy meghatározzák a megfelelő hozzáférést, a tárolást és a megtartást.Ez egy fegyelem az adatkezelés szélesebb területén.Ezenkívül az információ életciklus -menedzsmentjének (ILM) része.Jelenlegi tartózkodási hely.Miután megértették az adatok különféle aspektusait, annak biztonságához és megtartása megfelelőnek megfelelő politikát lehet végrehajtani.A besorolási projektet az üzleti folyamatok tulajdonosainak, valamint a jogi és megfelelési képviselőknek kell végrehajtania az Információs Technológiai (IT) osztálygal együttműködve.Noha a szoftver eszközök állnak rendelkezésre a gyűjtés és az elemzés elősegítésére, az adatosztályozás folyamata elsősorban kézi, és időigényes lehet.

Az adatokat két típusnak tekintik: strukturált vagy strukturálatlan.A strukturált adatok általában az adatbázisokban találhatók.Ez gyakran szervezet-specifikus információk, például alkalmazott, ügyfél és termékrekordok.Általában az információk nem érhetők el közvetlenül, de az alkalmazásprogramozási felületen (API) kell hozzáférni.A strukturálatlan adatok megtalálhatók az elektronikus vagy papírdokumentumokban, e -mailekben vagy más típusú ingyenes űrlap -tartalomban, amelyek tartalmazhatnak audio- és videofájlokat.

Az adatok besorolása többféle módon előnyös lehet a szervezet számára.A politika létezésének és a politikának való megfelelés igazolására szükség lehet a pénzügyi vagy érzékeny adatok kezelésére irányuló kormányzati rendeletek teljesítéséhez.Az adójogi követelmények ezen előírások egyik példája.Az adatok besorolása előnyös lehet egy szervezet számára a jogi peres eljárások esetén, mivel a megfelelő adatosztályozás, valamint a végrehajtott ILM -politika biztosítja, hogy a peres eljárásban megkövetelt adatok rendelkezésre álljanak, és hogy az idegen adatok ne álljanak rendelkezésre.A szervezet védhető az elégedetlen alkalmazottak vagy a munkavállalói hibák cselekedeteitől azáltal, hogy a tulajdonosi, rendkívül bizalmas és titkos adatokhoz való hozzáférés megfelelő osztályozásával és korlátozásával korlátozza.

Az adatok osztályozásának néhány egyéb előnye magában foglalja a biztonsági mentési és tárolási költségek lehetséges csökkentését, mivel az adatok nem tartanak hosszabb ideig, mint amilyennek kell lennie.Az adattárolási adathordozót a rendelkezésre állási követelményeihez is meg kell felelni.Más szavakkal, a szükséges adatoknak, amelyekre azonnal szükség van, olyan tárolóeszközön kell lenniük, amely lehetővé teszi a hozzáférést, például a hálózati kiszolgálót.A nem szükséges adatok azonnal tárolhatók egy olyan eszközön, amely nem biztosítja az azonnali hozzáférést, például a digitális szalagot.

A jogi és megfelelési követelmények teljesítése mellett az adatok megértése más fontos előnyöket is eredményezhet.A szervezet, amely elemezte és osztályozta az adatait, hatékonyabbá teheti ezt az információt döntéshozatali vagy marketing célokra.Az adatok hatékonyabb felhasználása javíthatja a jövedelmezőséget.