Apa itu klasifikasi data?

Klasifikasi data terdiri dari menganalisis dan mengkategorikan aset data organisasi dengan tujuan menentukan akses, penyimpanan, dan retensi yang tepat.Ini adalah disiplin dalam bidang manajemen data yang lebih luas.Selain itu, ini adalah bagian dari manajemen siklus hidup informasi (ILM).

Sebagai bagian dari ILM, klasifikasi data membantu suatu organisasi memahami berbagai aspek data, yang meliputi persyaratan keamanan, hukum dan kepatuhan, kepentingan bisnis, kebutuhan ketersediaan dannyalokasi saat ini.Setelah berbagai aspek data telah dipahami, kebijakan yang sesuai untuk keamanan dan retensi dapat diimplementasikan.Proyek klasifikasi harus dilakukan oleh pemilik proses bisnis dan perwakilan hukum dan kepatuhan dalam kemitraan dengan departemen Teknologi Informasi (TI).Meskipun perangkat perangkat lunak tersedia untuk membantu pengumpulan dan analisis, proses klasifikasi data terutama manual, dan dapat memakan waktu.

Data dianggap sebagai salah satu dari dua jenis: terstruktur atau tidak terstruktur.Data terstruktur biasanya ditemukan dalam database.Seringkali informasi khusus organisasi, seperti catatan karyawan, pelanggan dan produk.Biasanya, informasi tidak dapat diakses secara langsung, tetapi harus diakses melalui aplikasi pemrograman aplikasi (API).Data yang tidak terstruktur ditemukan dalam dokumen elektronik atau kertas, email atau jenis konten formulir gratis lainnya, yang mungkin termasuk file audio dan video.

Klasifikasi data dapat bermanfaat bagi organisasi dalam beberapa cara.Bukti keberadaan kebijakan dan kepatuhan terhadap kebijakan mungkin diperlukan untuk memenuhi peraturan pemerintah seputar penanganan data keuangan atau sensitif.Persyaratan hukum pajak adalah salah satu contoh dari peraturan ini.Klasifikasi data dapat bermanfaat bagi organisasi dalam hal litigasi hukum, karena klasifikasi data yang tepat, bersama dengan kebijakan ILM yang diimplementasikan, memastikan bahwa data yang diperlukan oleh litigasi tersedia dan bahwa data asing tidak tersedia.Organisasi dapat dilindungi dari tindakan karyawan atau kesalahan karyawan yang tidak puas dengan mengklasifikasikan dan membatasi akses ke data hak milik, sangat rahasia, dan rahasia.

Beberapa manfaat lain dari klasifikasi data termasuk potensi pengurangan biaya cadangan dan penyimpanan karena data tidak akan dipertahankan lebih lama dari yang seharusnya.Media penyimpanan data juga harus dicocokkan dengan persyaratan ketersediaannya.Dengan kata lain, data yang diperlukan segera harus pada perangkat penyimpanan yang memungkinkannya diakses segera, seperti server jaringan.Data yang tidak diperlukan segera dapat disimpan pada perangkat yang tidak memberikan akses langsung, seperti pita digital.

Selain memenuhi persyaratan hukum dan kepatuhan, memahami data dapat menghasilkan manfaat penting lainnya.Organisasi yang telah menganalisis dan mengklasifikasikan datanya mungkin dapat secara lebih efektif menambang informasi ini untuk tujuan pengambilan keputusan atau pemasaran.Penggunaan data yang lebih efektif ini dapat menyebabkan peningkatan profitabilitas.