Phân loại dữ liệu là gì?

Phân loại dữ liệu bao gồm phân tích và phân loại tài sản dữ liệu của tổ chức với mục tiêu xác định truy cập, lưu trữ và lưu giữ phù hợp.Đó là một kỷ luật trong lĩnh vực quản lý dữ liệu rộng hơn.Ngoài ra, nó là một phần của Quản lý vòng đời thông tin (ILM). Là một phần của ILM, phân loại dữ liệu giúp một tổ chức hiểu các khía cạnh khác nhau của dữ liệu, bao gồm các yêu cầu bảo mật, pháp lý và tuân thủ, tầm quan trọng của doanh nghiệp, nhu cầu sẵn có và của nóvị trí hiện tại.Sau khi các khía cạnh khác nhau của dữ liệu đã được hiểu, một chính sách phù hợp với bảo mật và lưu giữ của nó có thể được thực hiện.Dự án phân loại nên được thực hiện bởi các chủ sở hữu quy trình kinh doanh và đại diện pháp lý và tuân thủ hợp tác với bộ phận Công nghệ thông tin (CNTT).Mặc dù các công cụ phần mềm có sẵn để hỗ trợ thu thập và phân tích, quá trình phân loại dữ liệu chủ yếu là thủ công và nó có thể tốn thời gian.Dữ liệu được coi là một trong hai loại: có cấu trúc hoặc không cấu trúc.Dữ liệu có cấu trúc thường được tìm thấy trong cơ sở dữ liệu.Nó thường là thông tin dành riêng cho tổ chức, chẳng hạn như hồ sơ nhân viên, khách hàng và sản phẩm.Thông thường, thông tin không thể được truy cập trực tiếp, nhưng nó phải được truy cập thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API).Dữ liệu phi cấu trúc được tìm thấy trong các tài liệu điện tử hoặc giấy, email hoặc các loại nội dung biểu mẫu miễn phí khác, có thể bao gồm các tệp âm thanh và video. Phân loại dữ liệu có thể có lợi cho một tổ chức theo nhiều cách.Bằng chứng về sự tồn tại của một chính sách và tuân thủ chính sách có thể được yêu cầu để đáp ứng các quy định của chính phủ xung quanh việc xử lý dữ liệu tài chính hoặc nhạy cảm.Yêu cầu luật thuế là một ví dụ về các quy định này.Phân loại dữ liệu có thể có lợi cho một tổ chức trong trường hợp kiện tụng pháp lý, bởi vì phân loại dữ liệu phù hợp, cùng với chính sách ILM được triển khai, đảm bảo rằng dữ liệu theo yêu cầu của vụ kiện có sẵn và không có dữ liệu bên ngoài.Tổ chức có thể được bảo vệ khỏi hành động của nhân viên bất mãn hoặc sai lầm của nhân viên bằng cách phân loại và hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu độc quyền, bí mật cao và bí mật.Một số lợi ích khác của phân loại dữ liệu bao gồm giảm tiềm năng về chi phí sao lưu và lưu trữ vì dữ liệu sẽ không được duy trì lâu hơn mức cần thiết.Phương tiện lưu trữ dữ liệu cũng nên được khớp với các yêu cầu sẵn có của nó.Nói cách khác, dữ liệu cần thiết ngay lập tức phải có trên thiết bị lưu trữ cho phép truy cập ngay lập tức, chẳng hạn như máy chủ mạng.Dữ liệu không cần thiết ngay lập tức có thể được lưu trữ trên một thiết bị không cung cấp quyền truy cập ngay lập tức, chẳng hạn như băng kỹ thuật số.Ngoài việc đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tuân thủ, hiểu dữ liệu có thể mang lại những lợi ích quan trọng khác.Tổ chức đã phân tích và phân loại dữ liệu của mình có thể khai thác hiệu quả hơn thông tin này cho mục đích ra quyết định hoặc tiếp thị.Việc sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn này có thể dẫn đến lợi nhuận được cải thiện.