Τι είναι τα αρχεία συντήρησης;

Τα αρχεία συντήρησης είναι γραμμένες σημειώσεις που παρέχουν τεκμηρίωση σχετικά με τη συντήρηση ενός συγκεκριμένου εξοπλισμού.Αυτή η τεκμηρίωση μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη σε μια ποικιλία διαφορετικών επιχειρήσεων - από ένα μεγάλο βιομηχανικό εργοστάσιο σε μια μικρή εταιρεία κοπής γκαζόν.Αυτά τα αρχεία είναι ιδιαίτερα χρήσιμα στη διαχείριση της συντήρησης, επειδή βοηθούν τις επιχειρήσεις να εξασφαλίσουν ότι ο εξοπλισμός τους διατηρείται σε καλή κατάσταση.Επιπλέον, παρέχουν στις επιχειρήσεις έναν τρόπο για τη διαχείριση και την παρακολούθηση των εξόδων επισκευής και προληπτικής συντήρησης.

Η χρήση των αρχείων συντήρησης είναι ιδιαίτερα σημαντική σε ένα εργοστασιακό περιβάλλον, όπου χρησιμοποιούνται καθημερινά μεγάλος αριθμός ακριβών μηχανών.Αυτά τα αρχεία μπορούν να βοηθήσουν να διασφαλιστεί ότι έχει ολοκληρωθεί οποιαδήποτε κατάλληλη συντήρηση εξοπλισμού ή συντήρηση φυτών έτσι ώστε οι εργοστασιακές εργασίες να λειτουργούν ομαλά.Για παράδειγμα, ένα αρχείο καταγραφής συντήρησης που περιγράφει λεπτομερώς τις επισκευές ή τη συντήρηση των υπηρεσιών μπορεί να διατηρηθεί σε μια εργοστασιακή μηχανή.Αυτό το αρχείο καταγραφής μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή ατυχημάτων ή σε τερματισμό εγκαταστάσεων που προκύπτουν από ελαττωματικό εξοπλισμό.

Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησης, η διαχείριση αρχείων συντήρησης μπορεί να είναι σημαντική για διάφορους λόγους.Για παράδειγμα, ένα χρονοδιάγραμμα συντήρησης μπορεί να είναι ανεκτίμητο στην παροχή βοήθειας τεχνικών υπηρεσιών με τη διάγνωση επαναλαμβανόμενων προβλημάτων με ένα μηχάνημα ή ένα όχημα.Επιπλέον, τα καλά αρχεία βοηθούν τους διαχειριστές και τους υπαλλήλους του τμήματος να εξασφαλίσουν ότι ένα κομμάτι εξοπλισμού εκτελεί σύμφωνα με οποιεσδήποτε εγγυήσεις κατασκευαστή.Τα αρχεία συντήρησης βοηθούν επίσης τις εταιρείες να παρακολουθούν όταν ένα κομμάτι εξοπλισμού πρέπει να υποβληθεί σε προληπτική συντήρηση.Εάν μια εταιρεία λαμβάνεται υπόψη σε σχέση με ένα ελαττωματικό κομμάτι εξοπλισμού, τα αρχεία συντήρησης μπορούν να είναι απαραίτητα για την υποστήριξη της υπόθεσης CompanyΟποιοδήποτε στοιχείο που πρέπει να επιθεωρηθεί ή να επισκευαστεί περιοδικά θα πρέπει να συμπεριληφθεί σε αυτόν τον κατάλογο και να εκχωρηθεί ένας αριθμός παρακολούθησης.Για παράδειγμα, πρέπει να καταγράφονται μηχανήματα, οχήματα, εργαλεία και άλλες συσκευές.Το λογισμικό συντήρησης μπορεί να αποδειχθεί πολύτιμο για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να οργανώσουν όλες αυτές τις πληροφορίες.Είτε τα δεδομένα αυτά τεκμηριώνεται ηλεκτρονικά είτε σε έντονο αντίγραφο, πρέπει πάντα να διατηρείται αντίγραφο ασφαλείας.

Μετά την ολοκλήρωση του αποθέματος, τα αρχεία συντήρησης πρέπει απλώς να ενημερώνονται όποτε εκτελείται εργασία σε ένα εξοπλισμό.Γενικά, τα αρχεία θα πρέπει να τεκμηριώσουν τι είδους εργασία πραγματοποιήθηκε και πότε εκτελέστηκε, καθώς και ποιος έκανε το έργο.Επιπλέον, όταν πραγματοποιούνται επιθεωρήσεις ή δοκιμές εξοπλισμού, το αρχείο συντήρησης θα πρέπει να αναφέρει εάν η επιθεώρηση ή οι δοκιμές ακολούθησαν τις οδηγίες του κατασκευαστή και τις διαδικασίες λειτουργίας της εταιρείας.Τα έξοδα σχετικά με την εργασία και τα εξαρτήματα θα πρέπει επίσης να τεκμηριωθούν προκειμένου να βοηθήσουν τα τμήματα με προβλέψεις του προϋπολογισμού.