Hồ sơ bảo trì là gì?

Hồ sơ bảo trì được viết ghi chú cung cấp tài liệu về việc bảo trì một thiết bị nhất định.Tài liệu này có thể chứng minh hữu ích cho một loạt các doanh nghiệp khác nhau - từ một nhà máy công nghiệp lớn đến một công ty cắt cỏ nhỏ.Những hồ sơ này đặc biệt hữu ích trong quản lý bảo trì vì chúng giúp các doanh nghiệp đảm bảo thiết bị của họ được giữ trong tình trạng tốt.Ngoài ra, họ cung cấp cho các doanh nghiệp một cách để quản lý và theo dõi các chi phí bảo trì sửa chữa và phòng ngừa. Việc sử dụng hồ sơ bảo trì đặc biệt quan trọng trong môi trường nhà máy, trong đó một số lượng lớn các máy móc đắt tiền được sử dụng hàng ngày.Những hồ sơ này có thể giúp đảm bảo rằng bất kỳ bảo trì thiết bị phù hợp hoặc bảo trì nhà máy đã được hoàn thành để các hoạt động của nhà máy sẽ chạy trơn tru.Ví dụ, một nhật ký bảo trì chi tiết bất kỳ sửa chữa hoặc bảo trì dịch vụ nào có thể được giữ trên máy nhà máy.Nhật ký này có thể giúp tránh tai nạn hoặc đóng cửa nhà máy do thiết bị bị lỗi.

Bất kể loại hình kinh doanh, quản lý hồ sơ bảo trì có thể quan trọng vì một số lý do.Ví dụ, lịch bảo trì có thể là vô giá trong việc hỗ trợ các kỹ thuật viên dịch vụ chẩn đoán các vấn đề lặp lại với máy hoặc xe.Ngoài ra, hồ sơ tốt giúp quản lý bộ phận và nhân viên đảm bảo rằng một thiết bị đang hoạt động phù hợp với bất kỳ bảo hành nhà sản xuất nào.Hồ sơ bảo trì cũng giúp các công ty theo dõi khi một thiết bị cần phải trải qua bảo trì phòng ngừa.Nếu một công ty bị kiện liên quan đến một thiết bị bị lỗi, hồ sơ bảo trì có thể rất cần thiết trong việc hỗ trợ trường hợp của các công ty. Phát triển kế hoạch hồ sơ bảo trì yêu cầu một công ty trước tiên phải kiểm kê tất cả các thiết bị của mình.Bất kỳ mục nào cần được kiểm tra hoặc sửa chữa định kỳ nên được đưa vào danh sách này và được chỉ định một số theo dõi.Ví dụ, máy móc, phương tiện, công cụ và các thiết bị khác nên được ghi lại.Phần mềm bảo trì có thể chứng minh có giá trị trong việc giúp các doanh nghiệp tổ chức tất cả các thông tin này.Cho dù dữ liệu này được ghi lại bằng điện tử hay trong bản sao cứng, một bản sao lưu sẽ luôn được giữ lại. Sau khi hàng tồn kho được hoàn thành, hồ sơ bảo trì chỉ cần được cập nhật bất cứ khi nào công việc được thực hiện trên một thiết bị.Nói chung, các hồ sơ nên ghi lại loại công việc nào được thực hiện và khi nó được thực hiện, cũng như ai đã làm công việc.Ngoài ra, khi bất kỳ kiểm tra hoặc kiểm tra thiết bị nào diễn ra, hồ sơ bảo trì sẽ nêu rõ liệu việc kiểm tra hoặc thử nghiệm theo hướng dẫn của nhà sản xuất và quy trình vận hành của công ty.Các chi phí liên quan đến lao động và các bộ phận cũng nên được ghi nhận để hỗ trợ các bộ phận dự báo ngân sách.