Τι είναι ένα φιλοξενούμενο τηλεφωνικό σύστημα;

Ένα φιλοξενούμενο τηλεφωνικό σύστημα είναι ένας τύπος συστήματος επικοινωνίας σχεδιασμένο για επιχειρήσεις.Τα φιλοξενούμενα τηλεφωνικά συστήματα επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται πιο εύκολα τις τηλεφωνικές κλήσεις και να μεταφέρουν γρήγορα κλήσεις σε διάφορες πηγές.Η επιχείρηση απαιτεί λιγότερο εξοπλισμό στο χώρο του ξενοδοχείου και πληρώνει μηνιαία ή ετήσια αμοιβή σε μια εταιρεία φιλοξενίας για τη διαχείριση των τηλεφωνικών συστημάτων και του σχετικού εξοπλισμού.

Όταν οι πελάτες καλούν μια επιχείρηση με φιλοξενούμενο τηλεφωνικό σύστημα, φτάνουν γενικά σε μια καταγεγραμμένη υπηρεσία απαντήσεων, η οποία είναιμε βάση την εταιρεία φιλοξενίας.Αυτή η υπηρεσία επιτρέπει στον καλούντα να κατευθύνει την κλήση του στο κατάλληλο μέρος πατώντας έναν συγκεκριμένο αριθμό ή επέκταση.Το φιλοξενούμενο σύστημα μεταφέρει αυτόματα την κλήση στο σωστό άτομο με βάση την επέκταση που κάλεσε.

Αυτά τα συστήματα μπορούν να μεταφέρουν κλήσεις σε σχεδόν οποιοδήποτε τύπο συσκευής ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας.Η κλήση μπορεί να χτυπήσει σε ένα γραφείο γραφείου σε ένα γραφείο ή σε κινητό τηλέφωνο ή τηλεειδοποιητή οπουδήποτε στον κόσμο.Ένα φιλοξενούμενο τηλεφωνικό σύστημα μπορεί επίσης να προγραμματιστεί για να στείλει κλήσεις σε μηχανή φαξ ή φωνητικό ταχυδρομείο ή ακόμα και σε ένα πρόγραμμα λογισμικού που βασίζεται σε υπολογιστή.

Πολλές εταιρείες που δεν χρησιμοποιούν ένα φιλοξενούμενο τηλεφωνικό σύστημα βασίζονται σε μια μονάδα κλειδιού (KSU).Τα τηλεφωνικά συστήματα KSU απαιτούν μεγάλο ποσό φυσικού εξοπλισμού στο χώρο του ξενοδοχείου, ο οποίος πρέπει να διατηρείται και να λειτουργεί από την εταιρεία.Το πιο βασικό σύστημα φιλοξενίας είναι ένα σύστημα KSU-less, το οποίο απλά σημαίνει ότι όλοι οι εξοπλισμοί ανήκουν και αποθηκεύονται από την εταιρεία φιλοξενίας και όχι από τον πελάτη.Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις συχνά απαιτούν ένα πιο περίπλοκο σύστημα φιλοξενίας, γνωστό ως ιδιωτική ανταλλαγή υποκαταστημάτων (PBX).Ένα σύστημα PBX λειτουργεί ακριβώς όπως ένα σύστημα χωρίς KSU, αλλά μπορεί να εφαρμοστεί σε μια πολύ μεγαλύτερη ομάδα εργαζομένων.

Ένα φιλοξενούμενο τηλεφωνικό σύστημα προσφέρει μια σειρά από οφέλη σε εταιρείες που επιλέγουν αυτό το σύστημα.Μειώνουν σε μεγάλο βαθμό το κόστος του εξοπλισμού, καθώς όλοι οι εξοπλισμοί ανήκουν στον κεντρικό υπολογιστή.Δεν υπάρχει λόγος να παρέχουμε χώρο για αυτόν τον εξοπλισμό και επίσης να μην απαιτείται εγκατάσταση ή συντήρηση.Τα φιλοξενούμενα συστήματα προσφέρουν επίσης μεγάλη ευελιξία και μπορούν να δρομολογήσουν τις κλήσεις αυτόματα όπου και αν χρειάζονται.Τέλος, αυτά τα συστήματα λαμβάνουν το βάρος για τη διαχείριση των επικοινωνιών και τις υπηρεσίες από τον πελάτη και τα τοποθετούν στα χέρια της εταιρείας φιλοξενίας. Οι εταιρείες θα πρέπει να είναι έτοιμες να πληρώσουν μηνιαία αμοιβή για φιλοξενία, η οποία συχνά καθορίζεται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητατου συστήματος.Προκειμένου να λειτουργήσει ένα φιλοξενούμενο τηλεφωνικό σύστημα, απαιτεί γρήγορη σύνδεση στο Διαδίκτυο με μεγάλο όγκο εύρους ζώνης.Οι διακοπές στην υπηρεσία Διαδικτύου θα αποτρέψουν τη μεταφορά κλήσεων στο επιθυμητό μέρος.Ο πελάτης θα πρέπει επίσης να αγοράσει τηλέφωνα που έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν με αυτά τα συστήματα.