Que fait une réceptionniste de la réception?

Une réceptionniste de la réception accueille les visiteurs lorsqu'ils arrivent dans une entreprise, et est souvent la première voix que les gens entendent lorsqu'ils téléphonent à l'entreprise.Il ou elle effectue généralement un certain nombre de tâches administratives, notamment la distribution de courrier et le dépôt.Selon le lieu de travail, une personne à ce poste peut se spécialiser dans des choses comme la facturation, la réservation ou la sécurité.Il ou elle peut travailler n'importe où qui a une zone accueillante, d'une usine de fabrication à un hôtel.le bâtiment.En plus de cela, la plupart font du travail de bureau.Ils gèrent la correspondance écrite, prévoient des rendez-vous, envoient et transfèrent les e-mails, compilent les rapports et maintiennent le bon fonctionnement.Préparer des lettres et des colis à l'expédition est une tâche régulière, tout comme l'élaboration de bonnes relations avec les services d'expédition et de messagerie.

Les réceptionnistes de la réception qui ont été dans le travail peuvent avoir des tâches supplémentaires, comme la comptabilité légère et la recherche de fournisseurs potentiels.Cela est particulièrement courant dans les entreprises qui n'ont pas d'autres membres du personnel administratif, comme un secrétaire.Il peut également générer des rapports et des feuilles de calcul et aider à organiser des réunions.Certaines entreprises ont également des réceptionnistes qui maintiennent des fichiers sur d'autres employés, y compris des informations sur leur présence et leurs revues de performance.

Spécialisations

Les réceptionnistes de la réception ont parfois des spécialisations en fonction de leur lieu de travail.Par exemple, celui qui travaille dans un cabinet d'avocats peut avoir une compréhension de base du type de droit dans lequel son entreprise se spécialise, tandis que celui qui travaille dans un cabinet médical peut avoir besoin de faire de la facturation médicale et de comprendre les basesde l'assurance maladie.De même, la réceptionniste de la réception d'un hôtel doit être en mesure d'emmener des réservations et de diriger les gens vers les entreprises et les monuments locaux.Ceux qui travaillent dans des endroits qui fabriquent des produits tangibles ou des expositions de maison, comme une usine ou un musée, peuvent également conduire les visiteurs en tournées.Certains endroits peuvent également avoir des personnes dans ce poste aider à la sécurité en faisant l'objet de visiteurs dans et hors ou en demandant à l'identification des visiteurs.

Exigences personnelles et éducatives

Une réceptionniste de la réception doit être très organisée, amicale et engageante.Il ou elle devrait être en mesure de très bien effectuer des tâches et d'être en mesure de hiérarchiser les projets lorsqu'ils sont nécessaires.La différence entre une bonne et une grande réceptionniste se résume souvent à de bonnes compétences en résolution de problèmes et la capacité d'interagir avec une grande variété de personnes.

Quiconque dans cette position doit être bon à travailler avec des ordinateurs et des systèmes de télécommunications.Il doit contacter régulièrement des employés, des clients et des vendeurs, et doit être en mesure d'appeler efficacement, d'envoyer des envois et de envoyer des SMS au besoin.Bien que ce ne soit pas toujours nécessaire, la conférence vidéo Web et la formation IP (VOIP) sont un plus.

Il n'y a pas de besoins éducatifs officiels à venir un réceptionniste de la réception.Certaines entreprises prennent des gens qui ont juste un diplôme d'études secondaires et les forment en cours d'emploi.Avoir au moins un diplôme d'associé peut considérablement augmenter la chance d'une personne d'obtenir ce type d'emploi, et certains endroits nécessitent des diplômes plus avancés.