Mi az a dokumentum összeszerelése?
A dokumentumgyűjtés az elektronikus dokumentumok létrehozásának folyamata azáltal, hogy a már létező dokumentumok szegmenseit használja egy új dokumentum összeállítása vagy összeállítása céljából.Ez a folyamat manuálisan kezelhető, vagy különféle típusú szoftvereket használhat a sablonok automatikus kombinálására az adatforrásokkal, mint az új dokumentum összeszerelésének eszközeként.Ezt a folyamatot sikeresen felhasználhatjuk az új szerződés létrehozásától egészen a levelek elkészítéséig egy új értékesítési kampányhoz.
A dokumentumgyűjtemény tényleges folyamata a szövegszerkesztő szoftver használatát jelenti az új dokumentum létrehozásának alapvető eszközeként.A legegyszerűbb megközelítésében ez magában foglalja egy üres dokumentum használatát a projekt kiindulópontjaként.A fordító ezután más szövegszerkesztő dokumentumokat nyit meg, amelyek már tárolják a tárolást, a szakaszokat vagy szegmenseket, amelyek relevánsak az új dokumentum céljából.A szoftvertermékhez tartozó eszközök, majd hagyja, hogy a fordító másolja a kívánt szöveget a régebbi dokumentumokból, és ugyanazt a szöveget illessze be az új dokumentumra.A fordító friss szöveget is hozzáadhat, hogy az összes beillesztett szegmenst egy koherens és logikai információáramba kösse, beállíthatja a betűméreteket, színeket és típusokat az új dokumentum céljához, majd mentse el és tárolja a dokumentumot, amíg rá nem szükségeseloszláshoz.
Míg a dokumentumgyűjtemény folyamatát manuálisan lehet kezelni, a fejlett szoftveropciókat is használhatja az adatok automatikus letöltésére és az új dokumentumba történő importálására.Például, ha egy értékesítési csapat olyan leveleket kíván előkészíteni, amelyek bejelentik egy új termék kiadását a meglévő ügyfélkörében, akkor az új levélsablon testét össze lehet állítani, ha szövegeket importál egy értékesítési brosúrából.Egy másik dokumentum megadhatja a Company Masthead elektronikus másolatát.A projekt befejezéséhez a Dokumentumgyűjtő szoftver hozzáfér az értékesítési adatbázishoz, és az ügyfelek neveit és címeit importálja az új betűsablon megfelelő mezőkre.Ezen a ponton a betűk nyomtathatók vagy elküldhetők e -mailekként minden ügyfélnek.
A dokumentumgyűjtés egyik előnye, hogy a megközelítés sok időt takaríthat meg.Például, ha nagyszámú értékesítési levél előkészítése a terjesztésre, órákat vagy akár napokat is igénybe vehet, attól függően, hogy milyen betűkkel kell kezelni és kinyomtatni.A szoftver használatával az összeszerelési folyamat kezelésére, ami egyébként egész napos projekt lenne, két órán belül legfeljebb.Ebből a szempontból a dokumentumgyűjtés elősegíti a termelékenység növelését, ami végül lehetővé teszi az üzleti vállalkozás jövedelmezőbbé válását.