Apa itu perakitan dokumen?

Perakitan dokumen adalah proses membuat dokumen elektronik dengan memanfaatkan segmen dokumen yang sudah ada sebelumnya untuk menyusun atau mengumpulkan dokumen baru.Proses ini dapat dikelola secara manual, atau memanfaatkan berbagai jenis perangkat lunak untuk secara otomatis menggabungkan templat dengan sumber data sebagai cara merakit dokumen baru.Proses ini dapat berhasil digunakan dengan segala sesuatu mulai dari penciptaan kontrak baru hingga menyiapkan surat untuk kampanye penjualan baru.

Proses perakitan dokumen yang sebenarnya melibatkan penggunaan perangkat lunak pengolah kata sebagai alat dasar untuk membuat dokumen baru.Dalam pendekatannya yang paling sederhana, ini melibatkan penggunaan dokumen kosong sebagai titik awal untuk proyek.Kompiler kemudian membuka dokumen pengolah kata lain yang sudah ada di penyimpanan, menemukan bagian atau segmen yang relevan dengan tujuan dokumen baru.Alat yang disertakan dengan produk perangkat lunak kemudian memungkinkan kompiler untuk menyalin teks yang diinginkan dari dokumen yang lebih lama dan menempelkan teks yang sama ke dokumen baru.Kompiler juga dapat menambahkan teks segar untuk membantu mengikat semua segmen yang disisipkan menjadi satu aliran informasi yang koheren dan logis, menyesuaikan ukuran font, warna, dan jenis yang sesuai dengan tujuan dokumen baru, kemudian menyimpan dan menyimpan dokumen hingga diperlukanuntuk distribusi.

Sementara proses perakitan dokumen dapat ditangani secara manual, juga dimungkinkan untuk menggunakan opsi perangkat lunak canggih untuk secara otomatis mengambil data dalam penyimpanan dan mengimpornya ke dokumen baru.Misalnya, jika tim penjualan ingin menyiapkan surat yang mengumumkan rilis produk baru ke basis klien yang ada, badan templat surat baru dapat dikumpulkan dengan mengimpor teks dari brosur penjualan.Dokumen lain dapat memasok salinan elektronik perusahaan masthead.Untuk menyelesaikan proyek, perangkat lunak perakitan dokumen kemudian mengakses basis data penjualan dan mengimpor nama pelanggan dan alamat ke bidang yang tepat pada templat surat baru.Pada saat itu, surat -surat tersebut dapat dicetak atau dikirim sebagai email ke semua pelanggan.

Salah satu manfaat dari perakitan dokumen adalah bahwa pendekatan tersebut dapat menghemat banyak waktu.Misalnya, menyiapkan sejumlah besar surat penjualan untuk distribusi dapat memakan waktu berjam -jam atau bahkan berhari -hari, tergantung pada jumlah surat yang harus ditangani dan dicetak.Menggunakan perangkat lunak untuk menangani proses perakitan, apa yang seharusnya menjadi proyek sepanjang hari dapat diselesaikan dalam dua jam atau kurang.Dari perspektif ini, perakitan dokumen membantu meningkatkan produktivitas, yang pada akhirnya memungkinkan bisnis menjadi lebih menguntungkan.