Lắp ráp tài liệu là gì?

Lắp ráp tài liệu là quá trình tạo các tài liệu điện tử bằng cách sử dụng các phân đoạn tài liệu từ trước để biên dịch hoặc lắp ráp một tài liệu mới.Quá trình này có thể được quản lý thủ công hoặc sử dụng các loại phần mềm khác nhau để tự động kết hợp các mẫu với các nguồn dữ liệu làm phương tiện lắp ráp tài liệu mới.Quá trình này có thể được sử dụng thành công với tất cả mọi thứ, từ việc tạo ra một hợp đồng mới để chuẩn bị thư cho một chiến dịch bán hàng mới.Quá trình thực tế của lắp ráp tài liệu liên quan đến việc sử dụng phần mềm xử lý văn bản làm công cụ cơ bản để tạo tài liệu mới.Theo cách tiếp cận đơn giản nhất, điều này liên quan đến việc sử dụng một tài liệu trống làm điểm bắt đầu cho dự án.Trình biên dịch sau đó mở các tài liệu xử lý văn bản khác đã có trong lưu trữ, định vị các phần hoặc phân đoạn có liên quan đến mục đích của tài liệu mới.Các công cụ đi kèm với sản phẩm phần mềm sau đó cho phép trình biên dịch sao chép văn bản mong muốn từ các tài liệu cũ và dán cùng văn bản vào tài liệu mới.Trình biên dịch cũng có thể thêm văn bản mới để giúp buộc tất cả các phân đoạn được dán vào một luồng thông tin hợp lý và hợp lý, điều chỉnh kích thước phông chữ, màu sắc và loại phù hợp với mục đích của tài liệu mới, sau đó lưu và lưu trữ tài liệu cho đến khi cầncho phân phối.Trong khi quá trình lắp ráp tài liệu có thể được xử lý thủ công, cũng có thể sử dụng các tùy chọn phần mềm nâng cao để tự động truy xuất dữ liệu trong lưu trữ và nhập nó vào tài liệu mới.Ví dụ: nếu một nhóm bán hàng muốn chuẩn bị thư thông báo phát hành một sản phẩm mới cho cơ sở khách hàng hiện tại của mình, thì phần thân của mẫu thư mới có thể được lắp ráp bằng cách nhập văn bản từ một tài liệu bán hàng.Một tài liệu khác có thể cung cấp bản sao điện tử của công ty Masthead.Để hoàn thành dự án, phần mềm lắp ráp tài liệu sau đó truy cập vào cơ sở dữ liệu bán hàng và nhập tên và địa chỉ của khách hàng vào các trường thích hợp trên mẫu thư mới.Tại thời điểm đó, các chữ cái có thể được in hoặc gửi dưới dạng email cho tất cả khách hàng.Một trong những lợi ích của việc lắp ráp tài liệu là cách tiếp cận có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.Ví dụ, việc chuẩn bị một số lượng lớn các chữ cái bán hàng để phân phối có thể mất hàng giờ hoặc thậm chí nhiều ngày, tùy thuộc vào số lượng thư phải được giải quyết và in.Sử dụng phần mềm để xử lý quá trình lắp ráp, nếu không thì một dự án cả ngày có thể được hoàn thành trong hai giờ hoặc ít hơn.Từ quan điểm này, lắp ráp tài liệu giúp tăng năng suất, cuối cùng cho phép doanh nghiệp có lợi nhuận cao hơn.