Bagaimana cara memilih metode pengadaan yang tepat?

Metode pengadaan adalah proses yang dilalui perusahaan untuk membeli barang dan jasa.Tiga jenis metode pengadaan umum adalah umum: pembelian atau akuisisi langsung, negosiasi, dan penawaran kompetitif.Perusahaan akan sering menggunakan satu kantor sebagai titik pengadaan, dan karyawan yang bekerja di kantor ini akan menggunakan salah satu metode untuk mendapatkan barang, jasa, atau pekerjaan di bawah arahan dari manajemen.Memilih metode pengadaan yang tepat tergantung pada barang yang dibutuhkan.

Di bawah metode pengadaan pembelian langsung atau akuisisi, perusahaan biasanya akan mengirimkan pesanan pembelian untuk meminta barang dari vendor.Banyak perusahaan melakukan pembelian dari vendor secara sering;Untuk mengendalikan biaya, pesanan pembelian dengan otorisasi yang tepat memungkinkan hal ini.Seorang karyawan akan menulis pesanan pembelian yang mencantumkan vendor, jumlah item, deskripsi, harga, dan informasi terkait lainnya.Seorang manajer biasanya akan menyetujui atau tidak menyetujui pesanan dan mengirimkannya kembali ke karyawan.Metode pengadaan akuisisi langsung dapat memiliki banyak varian berdasarkan kebutuhan perusahaan dan lingkungan operasi, dan merupakan salah satu metode pengadaan yang paling umum digunakan.

Negosiasi sebagai metode pengadaan bekerja paling baik untuk pembelian besar, seperti peralatan, tanah, atau bangunan.Perusahaan akan membutuhkan negosiasi sebagai bagian dari proses untuk menurunkan biaya aset sebanyak mungkin.Metode pengadaan yang membutuhkan negosiasi akan sering membutuhkan kompetensi yang berbeda dari kantor pengadaan.Direktur Pembelian membutuhkan kemampuan untuk berbicara secara terbuka dengan pihak lain, membuat permintaan langsung ketika mencari tindakan khusus pada transaksi, dan untuk mengetahui bagaimana dan kapan harus pergi dari transaksi.Sementara kompetensi ini mungkin tampak mudah ditemukan dalam karyawan, perusahaan dapat melalui beberapa karyawan yang berbeda sebelum menemukan orang yang tepat.

Metode pengadaan juga dapat berada di bawah kategori penawaran kompetitif.Proses ini biasanya khusus untuk industri tertentu, seperti konstruksi, kontrak militer, atau kesepakatan besar lainnya yang melibatkan dua atau lebih perusahaan.Tawaran kompetitif mungkin diam atau terbuka.

Di bawah proses penawaran diam, perusahaan akan memilih tawaran tertulis.Vendor akan membuka semua tawaran sendiri pada satu waktu dan memilih yang paling mereka anggap sebagai pekerjaan mereka.Penawaran terbuka memungkinkan untuk diskusi lebih lanjut antara kedua perusahaan.Setelah mengajukan tawaran, setiap perusahaan dapat berkumpul dan berdiskusi tentang prosesnya.Pada kenyataannya, ini berubah menjadi hibrida dari metode pengadaan penawaran kompetitif dan negosiasi, di mana masing -masing akan mencari konsesi untuk kesepakatan.