Bagaimana cara membuat ucapan mesin penjawab bisnis terbaik?

Ucapan mesin penjawab bisnis yang Anda gunakan harus cukup singkat dan to the point, meskipun Anda dapat menggunakannya sebagai cara untuk menunjukkan apa yang ditawarkan bisnis Anda.Nada keseluruhan Anda dalam pesan harus profesional dan menunjukkan kepada penelepon bahwa meskipun panggilan mereka telah terlewatkan pada saat itu, mereka penting dan Anda berencana untuk menghubungi mereka sesegera mungkin.Namun, dalam hal ini, Anda tidak boleh menunjukkan bahwa Anda berbicara dengan seseorang yang lebih penting daripada penelepon.Ucapan mesin penjawab bisnis Anda juga harus disesuaikan dengan cara apa pun yang Anda anggap sesuai untuk bisnis dan kebutuhan Anda.

Ucapan mesin penjawab bisnis adalah pesan yang direkam di voicemail atau mesin penjawab perusahaan.Karena pesan ini akan didengar oleh setidaknya beberapa pelanggan Anda, Anda harus memastikan pesannya profesional.Sebagian besar, Anda tidak boleh membuat pesan yang konyol atau lucu, tetapi sebaliknya memberikan informasi penting dan bermanfaat dengan cara yang profesional dan cukup cepat.Namun, Anda dapat menggunakan pesan tersebut sebagai kesempatan singkat untuk memasukkan pernyataan singkat tentang layanan tertentu yang Anda tawarkan seperti "Terima kasih telah menelepon House of Pies, rumah dari Zucchini dan Pie Artichoke yang terkenal di dunia."Anda menyediakan dalam ucapan mesin penjawab bisnis Anda dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan spesifik Anda, meskipun beberapa informasi dasar adalah umum.Anda harus menunjukkan bisnis yang telah dicapai, termasuk nama tertentu jika Anda memiliki nomor bisnis pribadi atau ekstensi.Jika pesannya untuk penggunaan umum, Anda mungkin menunjukkan bahwa Anda tidak tersedia, meskipun pesan untuk digunakan setelah jam kerja dapat memberikan penelepon jam kerja reguler.Namun, Anda tidak boleh menggunakan bahasa apa pun yang dapat diambil untuk menunjukkan bahwa Anda sibuk dengan tugas yang lebih penting daripada penelepon Anda.

Salam mesin penjawab bisnis apa pun yang Anda gunakan juga harus disesuaikan dan pribadi untuk kebutuhan Anda.Jika Anda memiliki layanan darurat, penelepon dapat diaktifkan melalui tekan tombol untuk respons yang lebih cepat, maka Anda harus menunjukkan ini dalam pesan.Ini juga dapat membantu untuk mengingatkan penelepon tentang informasi yang mereka butuhkan dalam pesan mereka, seperti nama mereka, informasi kontak, dan alasan untuk menelepon.Anda juga harus berterima kasih kepada penelepon atas panggilannya di akhir pesan Anda dan menunjukkan bahwa Anda berencana untuk mengembalikan panggilan sesegera mungkin.