Làm cách nào để tạo lời chào máy trả lời kinh doanh tốt nhất?

Cỗ máy trả lời doanh nghiệp mà bạn sử dụng nên khá ngắn và đến mức, mặc dù bạn có thể sử dụng nó như một cách để chứng minh những gì doanh nghiệp của bạn cung cấp.Giọng điệu tổng thể của bạn trong tin nhắn nên chuyên nghiệp và cho người gọi rằng mặc dù cuộc gọi của họ đã bị bỏ lỡ tại thời điểm đó, chúng rất quan trọng và bạn có kế hoạch liên hệ với họ càng sớm càng tốt.Tuy nhiên, trong đó, bạn không nên cho biết rằng bạn đang nói chuyện với ai đó quan trọng hơn người gọi.Cỗ máy trả lời doanh nghiệp của bạn cũng nên được tùy chỉnh theo bất kỳ cách nào bạn thấy phù hợp với doanh nghiệp và nhu cầu của mình.Vì thông điệp này sẽ được nghe bởi ít nhất một số khách hàng của bạn, bạn nên chắc chắn giữ cho tin nhắn chuyên nghiệp.Đối với hầu hết các phần, bạn không nên tạo một thông điệp ngớ ngẩn hoặc hài hước, mà thay vào đó cung cấp thông tin quan trọng và hữu ích theo cách chuyên nghiệp và khá nhanh.Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thông điệp như một cơ hội nhanh chóng để bao gồm một tuyên bố ngắn gọn về một dịch vụ cụ thể mà bạn cung cấp, chẳng hạn như cảm ơn vì đã gọi cho House of Pies, nhà của Zucchini nổi tiếng thế giới và Atisô Pie.Bạn cung cấp trong bài chào máy trả lời doanh nghiệp của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, mặc dù một số thông tin cơ bản là phổ biến.Bạn nên cho biết doanh nghiệp đã đạt được, bao gồm một tên cụ thể nếu bạn có số doanh nghiệp hoặc tiện ích mở rộng cá nhân.Nếu tin nhắn được sử dụng chung, bạn có thể cho biết rằng bạn không có sẵn, mặc dù một thông báo để sử dụng sau giờ làm việc có thể cung cấp cho người gọi giờ làm việc thông thường.Tuy nhiên, bạn không nên sử dụng bất kỳ ngôn ngữ nào có thể được thực hiện để cho biết rằng bạn đang bận rộn với một nhiệm vụ quan trọng hơn người gọi của bạn. Bất kỳ máy trả lời nào của doanh nghiệp bạn sử dụng cũng nên được tùy chỉnh và cá nhân cho nhu cầu của bạn.Nếu bạn có dịch vụ khẩn cấp, người gọi đó có thể kích hoạt thông qua nhấn nút để phản hồi nhanh hơn, thì bạn nên cho biết điều này trong tin nhắn.Nó cũng có thể hữu ích để nhắc nhở người gọi về thông tin họ cần cung cấp trong tin nhắn của họ, chẳng hạn như tên của họ, thông tin liên hệ và lý do gọi điện.Bạn cũng nên cảm ơn người gọi vì cuộc gọi của anh ấy hoặc cô ấy vào cuối tin nhắn của bạn và cho biết rằng bạn có kế hoạch trả lại cuộc gọi càng sớm càng tốt.