Apa yang dilakukan kepala pengadaan?

Kepala pengadaan mengawasi semua aspek operasi pembelian perusahaannya.Dia umumnya memberikan persetujuan akhir tentang apa yang dibeli setiap departemen untuk mempertahankan operasi harian.Ini mungkin termasuk akuisisi sekecil klip kertas hingga pembelian barang modal besar, seperti kendaraan, alat berat dan mesin produksi dan alat.Permintaan pengadaan juga secara teratur mencakup pembelian tidak berwujud seperti vendor dan kontrak layanan.Biaya operasi, bersama dengan biaya pemeliharaan dan perbaikan, juga sering membutuhkan otorisasi kepala pengadaan.

Ketika mempertimbangkan permintaan pembelian, kepala pengadaan umumnya harus merenungkan berbagai faktor.Selain kendala anggaran sederhana, ia harus memperhitungkan kinerja departemen masa lalu dan apakah mereka menggunakan dana yang disetujui dengan benar dan efisien.Biasanya, ia harus menganalisis kebutuhan atas keinginan dan mempertimbangkan dampak jangka panjang dari keputusannya untuk menyetujui atau menolak permintaan pembelian.Setiap kali penolakan dana terjadi, kepala pengadaan umumnya diperlukan untuk membenarkan keputusannya.

Berdasarkan seluk-beluk banyak permintaan, menjadi kepala pengadaan seringkali membutuhkan kemampuan untuk menafsirkan kontrak secara akurat dan menentukan jangka panjang merekaatau implikasi yang tidak terlalu dekat.Pengetahuan yang solid tentang hukum kontrak dapat sangat membantu, seperti halnya keakraban dengan reputasi perusahaan dan entitas yang terlibat.Kepala pengadaan mempertimbangkan fakta serta implikasi yang lebih ambigu dalam membuat keputusan penjatahan keuangannya.

Bergantung pada sifat bisnis, seseorang dalam posisi ini mungkin harus mempertimbangkan banyak faktor dari permintaan pengadaan.Masalah-masalah ini dapat mencakup meninjau berbagai nilai dan jenis bahan yang diminta untuk menentukan pilihan apa yang paling hemat biaya tanpa mengurangi kualitas.Menganalisis tren penetapan harga yang dapat memengaruhi waktu pembelian juga dapat menjadi bagian dari pekerjaan, serta meninjau kebijakan dan prosedur nasional dan regional yang dapat mempengaruhi keputusan pengadaan.

Jika kepala pengadaan bekerja untuk perusahaan dengan banyak cabang atau anak perusahaanBeroperasi di bawah otoritas perusahaan yang umum, pembelian curah atau koperasi mungkin diperlukan.Ini akan membutuhkan kepala pengadaan untuk berunding dengan kepala departemen untuk memastikan apakah pembelian barang atau jasa yang sangat besar akan menguntungkan.Dia juga dapat berkomunikasi dengan personel kunci tentang alternatif dalam pembelian yang dapat menghemat uang.Opsi-opsi ini dapat termasuk menggunakan bahan daur ulang atau sumber energi alternatif yang dapat menghadirkan penghematan dalam bentuk penghapusan pajak atau potongan harga yang mengimbangi biaya pembelian yang awalnya lebih tinggi.

Persyaratan untuk kepala posisi pengadaan bervariasi menurut perusahaan.Secara umum, latar belakang dan pendidikan tingkat akuntansi, bersama dengan memiliki pemahaman yang sangat baik tentang metode akuntansi pengadaan, sangat membantu.Tidak ada pelatihan atau pendidikan khusus lainnya yang secara umum diperlukan.Pertimbangan terpenting adalah latar belakang yang dapat diverifikasi dalam pembelian diskresioner yang menunjukkan penilaian yang baik dan tanggung jawab fiskal.