Cos'è la gestione dei contenuti aziendali?
Enterprise Content Management è un prodotto software che gestisce documenti scritti.Questo tipo di software si trova più comunemente nelle grandi aziende o nelle istituzioni.Il requisito per questo tipo di software è cresciuto dall'uso dei programmi di elaborazione testi per sviluppare contenuti e la necessità di gestire questo processo con un gran numero di redattori e collaboratori.
Esistono due classi di soluzioni di gestione dei contenuti aziendali: gestione dei contenuti del sito Web eGestione dei contenuti dei processi aziendali.Entrambe le classi forniscono un set standard di funzionalità e funzionalità progettate per migliorare la gestione di documenti, editing, versioni e approvazioni.L'effettiva implementazione di questi concetti differisce tra le due opzioni.Ciò ha un impatto sulla trasparenza e sui processi aziendali necessari per utilizzare questi sistemi.
In un sistema di gestione dei contenuti aziendali del sito Web, il risultato del flusso di lavoro è pubblicato sul sito Web dell'azienda.Tutti i documenti, le bozze e le versioni sono archiviati e mantenuti su un server Web.Per accedere a questo sistema, gli utenti vanno su Internet e accedono al sito Web dell'azienda.Immettono un nome utente e una password per visualizzare il contenuto responsabile della creazione, modifica e approvazione.
Ogni documento che verrà pubblicato sul sito Web deve essere creato in questo sistema.Lo scrittore di articoli lo sottomette quindi alla squadra per la modifica.Utenti diversi possono accedere al documento, modificare e salvare le loro modifiche.Il software tiene traccia delle modifiche apportate da ciascuna persona e mantiene le versioni nell'ordine corretto.
alla fine del processo di modifica, il documento viene inviato all'approvazione per la revisione.L'approvazione esamina la versione finale della bozza ed è in grado di vedere tutte le modifiche e le modifiche apportate e da chi.In caso di approvazione, il documento è pubblicato sul sito Web.
Il sistema di gestione dei contenuti aziendali di processo aziendale è impostato su un server di documenti in rete e si trova dietro il firewall aziendale.L'accesso è concesso in base alla tua posizione e livello di responsabilità.In questo ambiente, i documenti sono tutti archiviati nel software di elaborazione testi, consentendo agli utenti di utilizzare facilmente strumenti esistenti per soddisfare i requisiti.
I documenti possono essere basati su modelli o moduli e sono archiviati in un repository condiviso.Gli utenti accedono ai modelli e li aggiornano secondo necessità.Al termine, i documenti vengono registrati nella directory condivisa e una notifica viene inviata alla persona successiva nel processo aziendale.Esaminano e modificano il documento secondo necessità.Al termine, il documento viene approvato e non è possibile apportare ulteriori modifiche.