Hvordan tar jeg møteprotokoller?

Møteminutter er en skriftlig oversikt over hovedtemaene som er dekket og beslutninger tatt under et møte.På et formelt styremøte er styresekretæren vanligvis ansvarlig for å registrere møteprotokollen, som deretter anses som viktige juridiske dokumenter.Mange møter begynner med en gjennomgang av protokollen fra det siste møtet, som er plassert høyt på møteagendaen.Hvis møtedeltakerne er enige om at de minuttene nøyaktig gjenspeiler hva som skjedde under det siste møtet, blir de offisielt godkjent på det nåværende møtet.

En person som er ansvarlig for å registrere møteminutter vil ofte notere fremtredende punkter når de oppstår under møtet, for eksempel hvilke viktige emner som ble diskutert, hvilke viktige uttalelser og spørsmål ble reist og av hvem, og hvilke handlinger eller oppgaver som oppsto framøte og til hvem de ble tildelt til.Disse merknadene, skrevet i korthet, blir deretter skrevet inn i et formelt dokument, noen ganger av en annen person enn notatøren, og dokumentet føres som en oversikt over møtets fremgang.Personen som er utpekt med å ta møte minutter vil noen ganger også registrere møtet på en båndopptaker i stedet for eller i tillegg til å ta notater for hånd.Båndet kan da være koblet til en diktafon for å transkribere innspillingen i et formelt møteprotokoll.

Et formelt møteprotokument begynner vanligvis med å oppgi navnet på selskapet eller organisasjonen;Plasseringen, tiden og datoen for møtet;og en liste over mennesker som er til stede for møtet (deltakere).Deretter skal protokollen oppgi i avsnitt eller skjema for kulepunkt hvilke emner som ble dekket på møtet, skrevet i den rekkefølgen de ble diskutert.Når et viktig poeng blir gjort av en person, bør den talerens navn tilskrives poenget som det er registrert i minuttene.Å parafrasere høyttalerpoenget er generelt akseptabelt i møteprotokollen av ordrett sitater.

Ettersom ikke alt det som ble sagt under et møte kan eller bør inkluderes i møteprotokollen, er en god tommelfingerregel for å sikre at eventuelle offisielle beslutninger som er tatt og resolusjoner vedtatt av organisasjonen, holdes høyest prioritet.Eventuelle økonomiske rapporter eller uttalelser som ble presentert under møtet, eller juridiske forhold som ble diskutert, bør også inkluderes i møteminuttene.