Hvordan tager jeg mødeminutter?

Mødeminutter er en skriftlig oversigt over de vigtigste emner, der er dækket og beslutninger truffet under et møde.På et formelt bestyrelsesmøde er bestyrelsessekretæren normalt ansvarlig for registrering af mødeminutterne, som derefter betragtes som vigtige juridiske dokumenter.Mange møder begynder med en gennemgang af protokollen fra det sidste møde, der er placeret højt på mødedagsordenen.Hvis de deltagende møde er enige om, at disse minutter nøjagtigt afspejler det, der skete under det sidste møde, er de officielt godkendt på det aktuelle møde.

En person, der er ansvarlig for registrering af mødeminutter, vil ofte notere fremmede punkter, da de forekommer under mødet, såsom hvilke vigtige emner blev drøftet, hvilke vigtige udsagn og spørgsmål blev rejst og af hvem, og hvilke handlinger eller opgaver opstod framøde og til hvem de blev tildelt.Disse noter, der er skrevet i korthed, indtastes derefter i et formelt dokument, undertiden af en anden person end Notetaker, og dokumentet opbevares som en fortegnelse over mødets fremskridt.Den person, der er udpeget til at tage mødeminutter, vil undertiden også registrere mødet på en båndoptager i stedet for eller ud over at notere sig for hånd.Båndet kan derefter tilsluttes en diktafon for at transkribere optagelsen til et formelt mødeprotokoldokument.

Et formelt dokument til mødeminutter begynder typisk med at angive navnet på virksomheden eller organisationen;placering, tid og dato for mødet;og en liste over mennesker, der er til stede til mødet (deltagere).Dernæst skal protokollen i afsnit eller kuglepunktsformular, hvilke emner der blev dækket på mødet, skrevet i den rækkefølge, de blev drøftet.Når der gøres et vigtigt punkt af et individ, skal talens navn tilskrives det punkt, da det registreres i protokollen.Parafrasering af højttalerens punkt er generelt acceptabelt i mødeminutter, der ligger på ordrette citater.

Da ikke alt det, der blev sagt under et møde, kan eller burde inkluderes i mødeminutterne, er en god tommelfingerregel at sikre, at eventuelle officielle beslutninger, der er truffet og beslutninger, der er vedtaget af organisationen, holdes den højeste prioritet.Eventuelle økonomiske rapporter eller erklæringer, der blev præsenteret under mødet eller juridiske spørgsmål, der er omtalt, bør også inkluderes i mødeminutterne.