Come faccio a prendere i minuti delle riunioni?

I verbali della riunione sono una registrazione scritta degli argomenti principali trattati e delle decisioni prese durante una riunione.In una riunione formale del consiglio di amministrazione, il segretario del consiglio di amministrazione è generalmente responsabile della registrazione dei verbali della riunione, che sono quindi considerati importanti documenti legali.Molti incontri iniziano con una revisione dei verbali dall'ultima riunione, che è in cima all'agenda della riunione.Se i partecipanti alla riunione concordano sul fatto che quei verbali riflettono accuratamente ciò che è emerso durante l'ultima riunione, sono ufficialmente approvati durante l'attuale riunione.

Una persona responsabile della registrazione dei verbali delle riunioni spesso annoterà punti salienti mentre si verificano durante l'incontro, come quali sono stati discussi argomenti importanti, quali sono stati sollevati importanti dichiarazioni e domande e da chi e quali articoli o compiti di azione sono natiincontro e a chi sono stati assegnati.Queste note, scritte in stenografia, vengono quindi digitate in un documento formale, a volte da una persona diversa dal Notetaker, e il documento viene tenuto come una registrazione dei progressi della riunione.La persona designata con i verbali delle riunioni a volte registrerà anche l'incontro su un registratore al posto di o oltre a prendere appunti a mano.Il nastro può quindi essere collegato a un dittaphone per trascrivere la registrazione in un documento di verbali di riunione formale.

Un documento di verbali di riunione formale inizia in genere affermando il nome dell'azienda o dell'organizzazione;la posizione, l'ora e la data della riunione;e un elenco di persone presenti per l'incontro (partecipanti).Successivamente, i verbali dovrebbero indicare nel paragrafo o nella forma del punto proiettile quali argomenti sono stati coperti durante l'incontro, scritti nell'ordine in cui sono stati discussi.Quando un punto importante viene fatto da un individuo, il nome di quell'oratore dovrebbe essere attribuito al punto in quanto viene registrato nei verbali.Parafrasare il punto del relatore è generalmente accettabile nei verbali delle riunioni, Lieu delle citazioni vergate.

Come non tutto ciò che è stato detto durante una riunione può o dovrebbe essere incluso nel verbale della riunione, una buona regola empirica è quella di garantire che eventuali decisioni ufficiali prese e risoluzioni approvate dall'organizzazione siano mantenute la massima priorità.Eventuali rapporti finanziari o dichiarazioni che sono stati presentati durante la riunione, o questioni legali discusse, dovrebbero anche essere incluse nel verbale della riunione.