Jak wziąć minuty spotkań?

Minuty spotkań to pisemny zapis głównych tematów i decyzji podejmowanych podczas spotkania.Na formalnym posiedzeniu Rady Dyrektorów sekretarz zarządu jest zwykle odpowiedzialny za rejestrowanie protokołu spotkań, które są następnie uważane za ważne dokumenty prawne.Wiele spotkań rozpoczyna się od przeglądu minut z ostatniego spotkania, który jest umieszczony wysoko w programie spotkania.Jeśli uczestnicy spotkania zgadzają się, że te minuty dokładnie odzwierciedlają to, co wydarzyło się podczas ostatniego spotkania, są oni oficjalnie zatwierdzani na bieżącym spotkaniu.

Osoba odpowiedzialna za rejestrowanie protokołu spotkań często zapisuje istotne punkty, które pojawiają się podczas spotkania, takie jak omawiane ważne tematy, które zostały poruszone ważne stwierdzenia i pytania, a przez kogo i które elementy lub zadania powstały zspotkanie i do kogo zostały przydzielone.Notatki te, napisane w skortowaniu, są następnie wpisywane w formalnym dokumencie, czasem przez osobę inną niż Notetaker, a dokument jest przechowywany jako zapis postępu spotkania.Osoba wyznaczona przez minuty spotkań czasami również zapisuje spotkanie na magnetofonie zamiast robienia notatek ręcznych.Taśma można następnie połączyć z dyktafonem w celu transkrypcji nagrania w formalny dokument minuty spotkań.

Formalny dokument minuty spotkań zwykle zaczyna się od podania nazwy firmy lub organizacji;lokalizacja, czas i data spotkania;oraz lista osób obecnych na spotkaniu (uczestników).Następnie minuty powinny określić akapit lub formularz Bullet Point, które tematy zostały omówione na spotkaniu, napisane w kolejności, w jakiej zostały omówione.Gdy osoba jest ważna przez osobę, nazwę głośnika należy przypisać punktowi, ponieważ jest rejestrowana w minutach.Parafrazowanie punktu mówcy jest ogólnie akceptowalne w minutach spotkania Lieu z dosłownych cytatów.

Ponieważ nie wszystkie to, co zostało powiedziane podczas spotkania, mogą lub powinno być uwzględnione w protokole spotkania, dobrą zasadą jest upewnienie się, że wszelkie oficjalne decyzje i postanowienia podjęte przez organizację byłyby najwyższym priorytetem.Wszelkie raporty finansowe lub oświadczenia, które zostały przedstawione podczas posiedzenia, lub omówione kwestie prawne, powinny być również włączone w protokole spotkania.