Como faço para tirar minutos de reunião?
As atas da reunião são um registro por escrito dos principais tópicos abordados e as decisões tomadas durante uma reunião. Em uma reunião formal do Conselho de Administração, o secretário do conselho geralmente é responsável por registrar as atas da reunião, que são consideradas importantes documentos legais. Muitas reuniões começam com uma revisão das atas da última reunião, que é colocada no alto da agenda da reunião. Se os participantes da reunião concordarem que aquelas atas refletem com precisão o que aconteceu durante a última reunião, eles serão oficialmente aprovados na reunião atual.
Uma pessoa responsável por registrar as atas da reunião geralmente anota pontos salientes à medida que ocorrem durante a reunião, como quais tópicos importantes foram discutidos, quais declarações e questões importantes foram levantadas e por quem e quais itens de ação ou tarefas surgiram da reunião e a quem foram designados. Essas notas, escritas em taquigrafia, são então digitadas em um documento formal, às vezes por uma pessoa que não seja a nãoEtaker, e o documento é mantido como um registro do progresso da reunião. A pessoa designada com as atas da reunião às vezes também registra a reunião em um gravador em vez de ou além de fazer anotações manualmente. A fita pode então ser conectada a um dittafone para transcrever a gravação para um documento formal para atas da reunião.
Um documento formal para atas de reunião normalmente começa afirmando o nome da empresa ou organização; a localização, hora e data da reunião; e uma lista de pessoas presentes para a reunião (participantes). Em seguida, a ata deve indicar em forma de parágrafo ou ponto de bala quais tópicos foram abordados na reunião, escrita na ordem em que foram discutidos. Quando um ponto importante é feito por um indivíduo, esse nome do falante deve ser atribuído ao ponto, pois é registrado nos atas. Parafrasear o ponto do falante é geralmente umcceptable em atas de reuniões em vez de citações literárias.
Como nem tudo o que foi dito durante uma reunião pode ou deve ser incluído nas atas da reunião, uma boa regra é garantir que quaisquer decisões oficiais tomadas e resoluções aprovadas pela organização sejam mantidas a maior prioridade. Quaisquer relatórios financeiros ou declarações apresentados durante a reunião, ou questões legais discutidas, também devem ser incluídas nas atas da reunião.