Hur väljer jag den bästa upphandlingsstrategin?

Den allra bästa upphandlingsstrategin är en som minskar kostnaderna för produkter utan att negativt påverka kvalitet, service eller leverans.De kostnader som bör inkluderas i utvärderingen av en upphandlingsstrategi inkluderar både de interna mjuka kostnaderna för personaltid och resurser, liksom de hårda dollarkostnaderna för de faktiska varorna eller tjänsterna.Upphandling är också känd som inköp och representerar all aktivitet relaterad till förvärv av varor eller tjänster av ett företag eller organisation.

Det första steget i att utveckla en upphandlingsstrategi är att analysera de nuvarande kostnaderna för upphandling i din organisation.Börja i början av processen med personen som begär en artikel.Dokumentera den tid och ansträngning som krävs av all personal som är involverad i affärsprocessen.Efter att förfrågningsformuläret har fyllts granskas det vanligtvis av en handledare, som sedan kan vidarebefordra det till inköpsavdelningen eller en lokal anställd som ansvarar för att beställa material.I denna analys ingår den personal som ägnas åt betalningen av fakturor för dessa varor, eftersom en process är beroende av den andra.

Beräkna den tid som krävs av varje person i processen och multiplicerar med hans eller hennes timpris.Inkludera förmånskostnader, liksom de kostnader som är förknippade med processen.Detta kan inkludera pappersformer som måste skrivas ut, eller ett elektroniskt verktyg som måste underhållas och stöds.Summan av alla dessa kostnader är en verklig representation av den mjuka dollarkostnaden för organisationen av inköpsaktivitet.

Granska dessa kostnader och tid för att identifiera flaskhalsar, processer som inte lägger till något värde och tidsvisande aktivitet.Skriv upp den perfekta affärsprocessen och inkludera de inblandade människorna och hur lång tid varje steg bör kräva.Bestäm vilka ändringar som är nödvändiga för att flytta till den föreslagna processen.Detta kan inkludera investeringar i teknik eller förändringar i det faktiska ansvaret för flera anställda.

Granska den faktiska inköpsaktiviteten under de senaste två till fem åren för att identifiera områden med potentiella besparingar.Exempelvis kan det resultera alla kontorsmaterial från ett företag från ett företag på varje objekt på grund av rabatter som är tillgängliga för inköp med hög volym.Analysera mängden utgifter för olika produkter eller varor för att hitta potential för besparingar på produktpriser.I en idealvärld är tillämpningen av denna upphandlingsstrategi ett systematiskt sätt att minska produktkostnaderna samtidigt som de stärker relationerna med viktiga leverantörer.