Vad är ett processhanteringssystem?

Ett processhanteringssystem är en metod som vanligtvis används för att planera, övervaka och hantera en affärsprocess.Termen processhantering används för att förklara alla steg som följs för att få en bättre förståelse för klientkraven och bestämma det mest kostnadseffektiva sättet att tillgodose dessa behov.Det är viktigt att notera att ett processhanteringssystem kan vara antingen en serie steg och uppgifter eller ett datorprogramvarusystem.Oavsett typ av system finns det en serie specifika uppgifter och steg som vanligtvis måste slutföras.

Varje processhanteringssystem involverar vanligtvis sex uppgifter, som alla måste slutföras i ordning.Den första uppgiften är att definiera processen, förstå kundens behov, såväl som riskerna och utmaningarna för organisationen när det gäller att tillgodose dessa behov.En tydligt definierad process är vanligtvis avgörande eftersom teamet av affärsanalytiker kommer att återgå till denna artikel kontinuerligt under projektets längd.

Visualisering av den ideala processen är nästa uppgift.Denna process kräver en tydlig förståelse av processen, branschstandarder, regeringsregler och andra regler som styr affärsprocessen.Förutom att förstå tredjepartskraven måste organisationens nuvarande struktur och alla system som redan finns på plats beaktas.av ett processhanteringssystem kommer att hjälpa till i affärsverksamheten.Specifikt måste information om omsättningshastighet, behandlingstid, svarstid och eventuella förseningar eller flaskhalsar dokumenteras.Dessa värden kommer att hänvisas till genom implementeringen av processhanteringssystemet och bör användas efter att eventuella ändringar har implementerats för att utvärdera processens framgång.

Intern kontroll krävs i alla processer, och de nuvarande kontrollerna måste vanligtvis dokumenteras.När du använder ett processhanteringssystem är det viktigt att inkludera utveckling och implementering av interna kontroller i systemet.Dessa kontroller krävs för att hantera åtkomst, tillhandahålla revisionsspår och för att stödja organisationen.

Under implementeringen av ett processhanteringssystem finns det två typer av rapporter som utvecklas.Aktivitetsrapporter tillhandahålls i varje skede och distribueras till intressenter och affärsprocessägare.Syftet med dessa rapporter är att hålla alla informerade om projektets status och att dokumentera all information som lärt sig i processen.Den andra typen av rapport är baserad på de transaktioner som inträffar, identifierade problem, omsättningsgrader och andra värden som vanligtvis används för att mäta prestanda.