Vad är upphandlingsplanering?

Upphandlingsplanering är processen som används av företag eller institutioner för att planera inköpsaktivitet under en viss tidsperiod.Detta slutförs vanligtvis under budgeteringsprocessen.Varje år måste avdelningar begära budget för personal, utgifter och inköp.Detta är det första steget i upphandlingsplaneringsprocessen.

Budgetarna för alla avdelningar granskas sedan, och i en organisation som har åtagit sig att planera planering spenderar revisorerna tid för att hitta gemensamma inköpskrav.Baserat på de inlämnade budgetarna kan de dirigera avdelningar för att arbeta med centrala inköp för att kombinera sina planerade utgifter för specifika varor.Denna process fungerar bäst i en organisation som är engagerad i att minska kostnaderna.Frågor kring leveransdatum, efterlevnad av kontrakt och kundtjänst måste lösas internt innan du går ut för att kontrakt.

Det primära upphandlingskonceptet är att avancerad planering, schemaläggning och gruppköp kommer att leda till kostnadsbesparingar, effektivare affärsverksamhet och därför ökad lönsamhet.Det finns fyra steg som ligger till grund för upphandlingsplanering: gruppköp, bara i tid leverans, förhandlade bulkpriser och minskade administrativa omkostnader.

Gruppköp är processen att kombinera de totala resurskraven för olika avdelningar och skapa en inköpsorder.Avdelningarna kan vara fysiskt belägna i en rad byggnader, med leveransdatum, kvantiteter och villkor som anges i inköpsordern.Denna praxis blir allt vanligare i regerings- och offentliga företag, där samma objekt kan köpas för en rad olika institutioner.

Just in Time Leverans är en central del av upphandlingsplanering.Enligt denna modell bärs lagringskostnaderna av leverantören.De ansvarar för att de köpta mängderna är färdiga och tillgängliga för leverans vid de angivna datumen och tiderna.Denna typ av leveranskrav kombineras vanligtvis med gruppköp, att hålla lagringskostnaderna nere.

Bulkpriser och förhandlingar är mycket viktigt när man slutför upphandlingsplanering.Organisationer som kombinerar den totala mängden som krävs under en viss tidsperiod kan få lägre priser, baserat på en specifik beställningsnivå.Förhandlingarna genomförs vanligtvis av upphandlingsdirektören eller seniorköpsagenten.

Administrativ omkostnad är kostnaden för organisationen för hela upphandlingen för att betala cykel.Detta inkluderar löner och supportkostnader för upphandlingspersonal, fakturabehandling, kontroll av produktion och lösning av leverantörsförfrågningar.En organiserad, hanterad process eliminerar en betydande mängd av dessa kostnader, eftersom de endast uppkommer en gång för varje varor.