บริษัท ควรเขียนจดหมายปฏิเสธผู้สมัครงานให้กับผู้สมัครทุกคนที่พวกเขาไม่ได้จ้างเป้าหมายของจดหมายคือการแจ้งให้ผู้สมัครทราบถึงสถานการณ์แสดงความชื่นชมและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้สมัครอย่างน้อยที่สุดจดหมายปฏิเสธของผู้สมัครงานจำเป็นต้องรวม:
- คำแถลงที่ผู้สมัครไม่ได้รับงาน
- การแสดงออกถึงความกตัญญูต่อใบสมัครและการสัมภาษณ์ใด ๆหรือการพัฒนาอย่างมืออาชีพ
- จดหมายยังสามารถมีกำลังใจในการสมัครใหม่ขอให้สมัครงานอื่นในปัจจุบันและรายละเอียดส่วนบุคคลเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้สัมภาษณ์ชื่นชมเกี่ยวกับผู้สมัคร
ตัวอักษรส่วนใหญ่เขียนในรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการประโยคแรกถึงสองประโยคนั้นทุ่มเทให้กับการแจ้งผู้สมัครว่ามีคนอื่นจ้างและให้เหตุผลที่คลุมเครือสำหรับเรื่องนี้“ น่าเสียดายที่เราสามารถเสนองานให้คุณได้ในเวลานี้เนื่องจากผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจำนวนมาก” หรือการเปลี่ยนแปลงของประโยคนี้เพียงพอ.พวกเขายังสามารถกำกับเป็นการส่วนตัวเพื่อให้ บริษัท แสดงความขอบคุณสำหรับการได้พบกับผู้สมัครประโยคเช่น:“ เราชื่นชมการพบคุณและสนุกกับการได้ยินความคิดของคุณเกี่ยวกับวิธีที่คุณจะเหมาะสมกับ บริษัท ของเรา” มีความเหมาะสมถ้านั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้นผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจหลายคนรู้สึกว่าคำแถลงในส่วนนี้ของจดหมายปฏิเสธผู้สมัครงานควรเป็นส่วนตัวเล็กน้อยและแสดงความขอบคุณสำหรับการเกิดขึ้นจริงในระหว่างการสัมภาษณ์เพื่อทำให้การปฏิเสธลดลงและทำให้เป็นส่วนตัวและฟรีต้องการความสำเร็จของผู้สมัครในอนาคตสิ่งนี้สามารถแสดงออกได้ด้วยคำพูดง่ายๆเช่น:“ เราหวังว่าคุณจะประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่องในอาชีพของคุณ (การค้นหางานอาชีพ ฯลฯ )”จดหมายปฏิเสธของผู้สมัครงานควรปิดด้วยลายเซ็นอย่างเป็นทางการ
ในระหว่างการแสดงออกของการชื่นชมและความปรารถนาเพื่อความสำเร็จจดหมายอาจรวมถึงคำเชิญให้สมัครงานอื่น ๆ ในปัจจุบันหรือสมัครงานในอนาคตคำเชิญเหล่านี้เป็นเหตุผลหนึ่งในการปรับแต่งจดหมายทั้งหมดและไม่ส่งแบบฟอร์มบริษัท บางแห่งไม่ได้ต้อนรับผู้สมัครที่สมัครอีกครั้งหากการสัมภาษณ์ไม่ดีหรือไม่เอื้ออำนวย แต่พวกเขาอาจชอบผู้สมัครบางคนและไม่สามารถเสนอให้พวกเขาทำงานได้ขอแนะนำหากมีตำแหน่งที่สองเปิดนายจ้างควรพูดเช่นนั้นไม่เพียง แต่ในจดหมาย แต่ยังอยู่ในโทรศัพท์
บริษัท ควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเขียนจดหมายปฏิเสธผู้สมัครงานพวกเขาไม่ควรแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับบุคคล/s ที่ได้รับการว่าจ้างหรือคุณสมบัติเฉพาะที่ทำให้บุคคลนั้นเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าในนั้นมีศักยภาพในการฟ้องร้องเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมการแสดงความคิดเห็นเชิงลบเกี่ยวกับประสิทธิภาพของผู้สมัครก็ไม่แนะนำเช่นกันจำเป้าหมายไว้ในมือแจ้งขอบคุณขอให้ดีและทิ้งความประทับใจไว้อย่างดี
