Làm cách nào để chọn phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh tốt nhất?

Phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh là tốn kém để mua và nó đòi hỏi đào tạo, thời gian và nỗ lực để thực hiện.Phần mềm phải phục vụ tổ chức trong một số năm.Việc sử dụng phần mềm sẽ ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của tổ chức.Điều quan trọng là các tổ chức đánh giá cẩn thận các nhu cầu kỹ thuật, chức năng và hỗ trợ của họ và so sánh các dịch vụ của một số nhà cung cấp phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh để chọn giá trị tốt nhất. Một tổ chức có thể muốn thiết lập một quy trình kinh doanh nhỏ trước tiênNhóm đánh giá phần mềm để xác định nhu cầu của tổ chức và phát triển yêu cầu đề xuất (RFP).Nhóm có thể bao gồm quản lý và nhân viên có một loạt các chuyên môn trong các lĩnh vực sẽ bị ảnh hưởng bởi phần mềm.Một RFP được sản xuất bởi nhóm này có thể được gửi đến một vài nhà cung cấp được chọn dường như có khả năng đáp ứng các yêu cầu của tổ chức. Nhóm đánh giá sẽ xem xét các tính năng và chức năng của phần mềm và so sánh các tính năng đó với nhu cầu của tổ chức.Các loại và định dạng của các mô hình được sản xuất sẽ rất quan trọng.Khả năng tạo mã từ các mô hình phát triển ứng dụng phần mềm có thể rất quan trọng trong một số tình huống.Nếu các mô hình quy trình sẽ được sử dụng trong phát triển phần mềm, các mô hình được tạo bởi hệ thống mới phải tương thích.Các tính năng khác có thể được đánh giá bao gồm báo cáo, quản lý tài liệu, nhà xây dựng biểu mẫu, công cụ quy tắc kinh doanh và quản lý người dùng.

Máy chủ quy trình kinh doanh là một phần mềm đặc biệt có thể cung cấp khả năng sử dụng các mô hình quy trình trong việc thiết kế quy trình công việc.Công nghệ và con người tương tác với các quy trình công việc để quản lý các hoạt động của họ.Nếu chức năng này là cần thiết, nó có thể ảnh hưởng đến đánh giá phần mềm.Các tiêu chuẩn không chính thức có thể khuyến khích một số sản phẩm phần mềm xử lý kinh doanh được chấp nhận tốt trong các ngành công nghiệp cụ thể.Nhóm đánh giá có thể muốn xem xét phần mềm đã được triển khai thành công trong ngành của mình. Hỗ trợ phần mềm, cả trong quá trình thực hiện và sau khi cài đặt, có thể là một cân nhắc quan trọng.Phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh có thể phức tạp để thực hiện và duy trì.Nhóm đánh giá sẽ muốn xác định xem hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm có phù hợp với nhu cầu của tổ chức hay không. Một số tổ chức sẽ có thể sử dụng phần mềm cụ thể như hiện tại, trong khi các tổ chức khác có thể cần tùy chỉnh nó.Nhóm đánh giá nên xem xét nếu cần tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu của tổ chức.Tùy chỉnh thêm vào chi phí trả trước, và nó có thể thêm vào chi phí trong tương lai khi nâng cấp.Nói chung, nó ít tốn kém hơn để tránh tùy chỉnh phần mềm. Chi phí của phần mềm sẽ là một cân nhắc quan trọng.Điều này nên được đánh giá không chỉ về chi phí ban đầu, mà còn phải tính đến chi phí sở hữu trọn đời.Một số yếu tố trong chi phí trọn đời có thể bao gồm giấy phép chỗ ngồi, bảo trì, tùy chỉnh và gia hạn giấy phép hàng năm. Việc chọn phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh tốt nhất có thể giúp tổ chức cải thiện lợi tức đầu tư (ROI).Phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh cho phép tổ chức nắm bắt và ánh xạ quy trình kinh doanh hiện tại của mình.Khi một sáng kiến thiết kế lại quy trình kinh doanh được thực hiện, nó có thể dẫn đến tối ưu hóa quy trình kinh doanh.Phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh là một thành phần chính của quản lý quy trình kinh doanh, cũng kết hợp bản đồ quy trình kinh doanh và giám sát quy trình kinh doanh.