Làm cách nào để chọn phần mềm quy trình làm việc tốt nhất?

Một quy trình làm việc là một chuỗi các bước được thực hiện bởi một hoặc nhiều người đã được nghĩ ra để làm cho quá trình được thực hiện hiệu quả và dễ dàng nhất có thể.Phần mềm quy trình làm việc tốt nhất có thể là một trong hai điều khác nhau.Đối với một điều, phần mềm quy trình công việc có thể là phần mềm vượt trội trong việc giúp thiết kế, theo dõi và cải thiện quy trình làm việc của một tổ chức.Ngoài ra, nó có thể là chương trình phần mềm hoặc gói được thiết kế với khả năng tương tác tốt đến mức, theo thiết kế chu đáo, nó làm cho quy trình làm việc liền mạch và được sắp xếp hợp lý.Chọn phần mềm quy trình làm việc tốt nhất của hai loại khác nhau đòi hỏi các cách tiếp cận khác nhau. Loại phần mềm quy trình làm việc đầu tiên cũng có thể là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) hoặc phần mềm phần mềm quản lý dự án (PMS).Các gói phần mềm này rất rộng và quy trình làm việc chỉ là một phần của những gì họ tập trung vào.Do đó, để chọn cái tốt nhất, bạn sẽ cần khám phá để tìm ra cái nào cho quy trình công việc điều trị mà bạn yêu cầu.Các tính năng cần xem xét bao gồm khả năng sử dụng cho mục đích của bạn, cho dù đó là nguồn độc quyền hay nguồn mở, thiết kế và chi phí.Nó có lẽ đáng để kiểm tra các tính năng ngoài quy trình làm việc để xem liệu nó có thể được sử dụng trong các khía cạnh khác trong doanh nghiệp của bạn hay không.

Loại phần mềm quy trình làm việc thứ hai là một chương trình độc lập được tạo ra với khả năng tương tác hoặc một bộ được thiết kế tốt và làm những gì bạn cần.Một ví dụ về phần đầu tiên là phần mềm kiến trúc có thể nhập mọi loại tệp có thể bạn cần và xuất mọi loại tệp mà bạn có thể muốn sử dụng trong công ty của mình hoặc chia sẻ với khách hàng.Một sản phẩm phần mềm có ít lựa chọn nhập và xuất sẽ làm phức tạp quy trình làm việc bằng cách yêu cầu công việc được chuyển đổi trong một chương trình khác, được quét hoặc nhập lại để duy trì quy trình làm việc.Một ví dụ về bộ phần mềm sẽ cung cấp quy trình làm việc tốt nhất có thể là một phần mềm viết và chỉnh sửa tích hợp với phần mềm bố cục tương ứng.Một bộ đôi được thiết kế tốt sẽ làm cho việc chảy và phản xạ sao chép dễ dàng.Nó cũng sẽ giúp bạn dễ dàng điều chỉnh bố cục và thấy những thay đổi kết quả mà không mất các thiết kế sớm hơn, cũng như giúp dễ dàng chỉnh sửa vật liệu để phù hợp.Chọn loại phần mềm này yêu cầu lập kế hoạch cho các nhu cầu của toàn bộ quy trình công việc và xem xét tất cả chúng cùng nhau.