Các phương pháp khác nhau để tổ chức giấy tờ là gì?

Có một số phương pháp để tổ chức các thủ tục giấy tờ, tùy thuộc vào loại thông tin mà người ta đang cố gắng quản lý.Chẳng hạn, một số người có thể cần giúp đỡ đối phó với thư và giấy tờ linh tinh tìm đường vào nhà mỗi ngày.Những người khác có một văn phòng tại nhà vô tổ chức, với sự pha trộn khó hiểu của giấy tờ quan trọng và sự lộn xộn không cần thiết.Vẫn còn các cá nhân khác có thể có các giấy tờ của họ được tổ chức gọn gàng, nhưng chỉ đơn giản là thiếu không gian lưu trữ để giữ cho họ tránh đường.Có những giải pháp thiết thực cho từng loại vấn đề này.Nhiều người thấy rằng lựa chọn tốt nhất là một số kết hợp của việc phân loại, thanh trừng, nộp đơn và lưu trữ.Ví dụ, một số chuyên gia khuyên bạn nên cố gắng chạm vào một mảnh giấy càng ít càng tốt khi giao dịch với nó.Nhiều người đề nghị mở Daily Mail ngay lập tức, và sau đó quyết định có nên loại bỏ nó hay nộp nó, thay vì đặt nó vào một đống linh tinh để được xử lý sau này.Các hóa đơn được thanh toán có thể được tổ chức theo ngày đáo hạn và có thể hữu ích khi sử dụng lịch thanh toán hoặc hệ thống nhắc nhở để giúp tránh thanh toán trễ.Tránh cho phép lộn xộn tích tụ.Các mục có thể hữu ích trong việc xử lý các giấy tờ bao gồm giỏ hoặc khay cho thư đến, cũng như thùng rác và tái chế để loại bỏ các tài liệu không mong muốn.Các chất kết dính hoặc ban tổ chức nhỏ cũng có thể có ích cho những thứ mà mọi người mang theo thường xuyên.Ví dụ, những người sử dụng phiếu giảm giá khi họ mua sắm có thể được hưởng lợi từ một nhà tổ chức di động, loại accordion. Khi cố gắng tổ chức văn phòng tại nhà, nhiều người thích tổ chức giấy tờ bằng cách sử dụng các thư mục và tủ, hoặc hộp có nhãn.Sau khi loại bỏ các mặt hàng không cần thiết, các giấy tờ còn lại trong văn phòng có thể được sắp xếp và nộp theo các danh mục cụ thể.Các ví dụ phổ biến trong số này bao gồm thông tin cá nhân, hồ sơ y tế và thông tin tài chính.Các tông cứng hoặc hộp nhựa có thể hữu ích cho việc lưu trữ lâu dài các tài liệu không cần phải xem xét thường xuyên. Một gợi ý bổ sung để tổ chức giấy tờ là giảm số lượng giấy thực tế trong nhà.Nhiều tài liệu có thể được quét và lưu trữ trên máy tính hoặc ổ cứng ngoài.Người ta cũng có thể tạo các tệp máy tính cho ngân sách và các hồ sơ hộ gia đình khác, từ đó loại bỏ giấy dư.Nếu cần thiết, các bản sao cứng của tài liệu có thể được in khi cần thiết.Một hộp đựng an toàn cá nhân hoặc một hộp tiền gửi an toàn thường được khuyến nghị để lưu trữ các tài liệu không thể thay thế hoặc chính thức.