Thư ký sổ cái là gì?

Một thư ký sổ cái chịu trách nhiệm nhập thông tin vào sổ cái tài khoản thay mặt cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức.Luật pháp ở nhiều quốc gia yêu cầu chủ doanh nghiệp giữ hồ sơ tài chính chi tiết về thu nhập và chi phí và những hồ sơ này được xem xét được sử dụng trong quá trình chuẩn bị thuế và kiểm toán công ty.Thư ký sổ cái phải đảm bảo rằng thông tin tài chính được ghi lại chính xác và các cuốn sách của các công ty được cân bằng hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.Nhiều công ty duy trì sổ cái riêng cho các loại chi phí khác nhau như bảng lương hoặc hàng tồn kho.Trước khi tiền được gửi hoặc rút khỏi các tài khoản này, thư ký sổ cái trước tiên có thể chuyển tất cả các giao dịch thông qua một sổ cái chung.Tiền gửi được ghi lại trong sổ cái chung và sau đó ghi nợ từ tài khoản đó và được chuyển lại thành trình độ phụ phù hợp.Thư ký sử dụng số tài khoản phụ thuộc để theo dõi các khoản tiền gửi và rút tiền này nhưng sổ tài khoản sổ cái chung chứa chi tiết của tất cả các khoản nợ và tín dụng của công ty.

Vào cuối mỗi ngày, số dư kết thúc của sổ cái sẽ phản ánh tổng số tổng số ngày bắt đầu của các ngày cộng với tất cả các khoản tín dụng và trừ tất cả các khoản nợ.Thông thường, các công ty yêu cầu nhân viên bán hàng để cân bằng sổ cái chung hàng ngày.Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào được tìm thấy, thư ký sổ cái phải xem xét cẩn thận tất cả các giao dịch và biên lai để xác định nguồn gốc của vấn đề.Thư ký phải sửa lỗi và đảm bảo rằng số dư kết thúc là chính xác.Ở một số quốc gia, các thư ký không bắt buộc phải kiểm toán sổ cái hàng ngày nhưng các sổ cái thường xuyên hơn được xem xét, các thư ký dễ dàng hơn có thể phát hiện và giải quyết các vấn đề.giám đốc hoặc chủ sở hữu.Họ có thể trả lời các câu hỏi về hiệu quả tài chính của các công ty bằng cách tham khảo dữ liệu có trong sổ cái.Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm toán, thư ký sổ cái có trách nhiệm trả lời các câu hỏi kiểm toán viên và cung cấp các bản sao của biên lai và thông tin tài chính mà kiểm toán viên yêu cầu. Một số công ty thuê kế toán công chứng làm việc làm thư ký sổ cái.Những cá nhân này thường có bằng đại học về kế toán, tài chính hoặc một lĩnh vực liên quan và được cấp phép làm kế toán.Các công ty lớn có thể sử dụng một số lượng lớn các thư ký để giám sát tài chính của các bộ phận khác nhau của công ty.Các công ty nhỏ đôi khi thuê các nhân viên kế toán không có đào tạo kế toán chính thức để làm việc như thư ký sổ cái.Những cá nhân này có thể hoặc không có bằng đại học nhưng thường có một số kinh nghiệm là quản trị viên văn phòng, thư ký hoặc thủ quỹ.