Hvad er fakturabehandling?

Fakturabehandling er en række procedurer til håndtering af fakturaer for at sikre, at de får betalt rettidigt.Individuelle virksomheder har normalt deres egne behandlingssystemer, der involverer medlemmer af regnskabspersonalet såvel som vejledere og andet personale.Software til at hjælpe med fakturabehandling er tilgængelig til at strømline processen, gøre det lettere at lokalisere poster og give hurtig adgang til de nuværende udestående fakturaer.

Processen starter med levering af en faktura med fax, e -mail, mail eller et andet system.Et medlem af regnskabspersonalet skal åbne og gennemgå fakturaen for at beslutte, hvordan de skal gå videre.Det kan have et indkøbsordrenummer, hvilket indikerer, at den ansvarlige for denne indkøbsordre skal verificere det.Dette kan involvere kontrol af fakturaen mod de modtagne faktiske genstande og verificere, at en person godkendte købet i første omgang.Hvis der ikke er noget indkøbsordrenummer, skal regnskabsføreren undersøge dokumentet for at afgøre, hvilken slags produkt eller service der er under diskussion.

I elektroniske fakturabehandlingssystemer kan folk registrere fakturadataene, herunder den oprindelige leverandør, detaljer, forfaldsdatoosv. Oprettelse af en sporbar databaseindgang.Regnskabsvejledere kan anmode om lister over afventende fakturaer sorteret efter forfaldsdato og andre parametre.Når en revisor godkender betaling, kan midler sendes med check, overførsel af elektroniske midler og andre metoder ved hjælp af leverandøroplysningerne i filen.Hvis en leverandør er ny, kan regnskabsafdelingen muligvis komme i kontakt for at indsamle oplysninger, hvis faktureringsdataene ikke er afsluttet.

Virksomheder logger deres betalinger med check- eller bekræftelsesnummer, afhængigt af hvordan de indsender midler, for at oprette en post, der viser hvornår og hvordan de foretog en betaling.Når pengene er sendt, kan regnskabsafdelingen bemærke, at fakturaen betales og flytter den ud af kolonnen konti, der skal betales i deres hovedbøger.Hvis der opstår en tvist om betalinger, er disse poster tilgængelige til gennemgang for at finde ud af, hvor en betaling kom på afveje, og hvordan man løser problemet.

Antallet af trin, der er involveret i fakturabehandling, kan variere, afhængigt af virksomheden og systemerne detanvendelser.Mislykkelige overførsler er indbygget for at undgå problemer som dobbeltbetalinger, betale på uautoriserede køb eller manglende betaling af en faktura inden for de tildelte betingelser.I en lille virksomhed kan en enkelt person være ansvarlig for disse betalinger, mens større virksomheder kan have en hel kontonafdeling, der er ansvarlig for at håndtere al fakturabehandling, for enhver leverandør fra forsyningsudbydere til underleverandører, som et firma bruger på specifikke projekter.