Πώς μπορώ να επιλέξω την καλύτερη πλατφόρμα συνεργασίας;

Όταν ψάχνετε για την καλύτερη συνεργατική πλατφόρμα αξιολογήστε τις ανάγκες σας και τις προσδοκίες σας για το λογισμικό.Οι περισσότερες πλατφόρμες συνεργασίας προσφέρουν βασικά χαρακτηριστικά επικοινωνίας, αποθήκευση δεδομένων, κοινή χρήση αρχείων, εργαλεία αντιμετώπισης προβλημάτων και εγκαταστάσεις διασκέψεων.Η ταχύτητα, η ευκολία χρήσης, τα επιπλέον χαρακτηριστικά και το κόστος που σχετίζονται με το κόστος θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη.

Τα τρία βασικά και σημαντικότερα χαρακτηριστικά οποιασδήποτε πλατφόρμας συνεργασίας είναι, η κεντρική αποθήκευση δεδομένων, τα εργαλεία επικοινωνίας και τα εργαλεία αντιμετώπισης προβλημάτων.Η κεντρική αποθήκευση δεδομένων εξαλείφει την ανάγκη για κάθε συνεργάτη να αποθηκεύει δεδομένα στον υπολογιστή του και βοηθά τα δεδομένα να παραμένουν συνεπή και ενημερωμένα.Η κοινή χρήση αρχείων είναι ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό και διευκολύνει τους συνεργάτες να μοιράζονται έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα εντός της ομάδας.

Τα εργαλεία επικοινωνίας μπορούν να περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά όπως το Web conferencing, ομαδικές ή ιδιωτικές συναντήσεις, πρωτόκολλο φωνής μέσω διαδικτύου (VOIP), ηλεκτρονικό ταχυδρομείοή συστήματα άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων.Το Video Streaming είναι πολύ αποτελεσματικό για συνεδριάσεις ή διαδικτυακές συναντήσεις και ορισμένες πλατφόρμες συνεργασίας προσφέρουν το χαρακτηριστικό ενός εικονικού πίνακα για διαδηλώσεις.Μπορεί επίσης να χρειαστεί να αποκλείσετε έναν συνεργάτη από μια συνάντηση και ορισμένες πλατφόρμες θα σας επιτρέψουν να το κάνετε αυτό.

Τα εργαλεία αντιμετώπισης προβλημάτων είναι σημαντικά όταν πρόκειται για την εξασφάλιση όλων των συνεργατών να επιλύουν τα ζητήματα γρήγορα και εύκολα.Ορισμένες πλατφόρμες διαθέτουν μια ενσωματωμένη ενότητα βοήθειας, η οποία μπορεί να προσεγγιστεί από οποιονδήποτε από τους συνεργάτες της ομάδας.Αυτή η λειτουργία βοηθά στη μείωση της χρήσης επαγγελματιών ή εξωτερικών υπηρεσιών και μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο καθώς και χρήματα.

Οι πλατφόρμες συνεργασίας μπορούν να λάβουν διάφορες φόρμες και μπορούν να εγκατασταθούν λογισμικό σε ένα τοπικό μηχάνημα ή μια εγκατάσταση που εκτελείται από έναν απομακρυσμένο διακομιστή.Ορισμένες πλατφόρμες βασίζονται στο Διαδίκτυο και οι συνεργάτες μπορούν να έχουν πρόσβαση στην πλατφόρμα με όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης.Η εγκατάσταση ή το είδος της πλατφόρμας που επιλέγετε μπορεί να επηρεάσει την ταχύτητα και την απόδοση της πλατφόρμας.Η ταχύτητα είναι ένα σημαντικό θέμα, καθώς η καθυστερημένη ή η αργή απόδοση μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα κατά τη διάρκεια των διασκέψεων ιστού ή της χρήσης VoIP.

Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να χρειαστεί να έχετε μια επαγγελματική δημιουργία ή να δημιουργήσετε τη συνεργατική πλατφόρμα για εσάς.Εάν συμβαίνει αυτό, είναι συνετό να διαπιστωθεί αν ο πάροχος προσφέρει επίσης εκπαίδευση για τα μέλη της ομάδας που χρησιμοποιούν τη συνεργατική πλατφόρμα, καθώς αυτό θα βοηθήσει την ομάδα να καταλάβει πώς λειτουργεί η πλατφόρμα και θα εξασφαλίσει τη βέλτιστη παραγωγικότητα από την αρχή.Οι περισσότερες πλατφόρμες είναι αρκετά εύκολο στη χρήση, αλλά τα χαρακτηριστικά και οι λειτουργίες διαφέρουν πολύ από τη μία πλατφόρμα στην άλλη, οπότε μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για τους συνεργάτες να κατανοήσουν πλήρως το σύστημα.Λογισμικό ανοιχτού κώδικα ή ιδιόκτητο λογισμικό.Εάν είστε σε σφιχτό προϋπολογισμό, το λογισμικό ανοιχτού κώδικα είναι η καλύτερη επιλογή, καθώς αυτά τα πακέτα μπορούν να έχουν δωρεάν.Τα περισσότερα από αυτά τα πακέτα προσφέρουν τις βασικές λειτουργίες που απαιτούνται, αλλά εάν χρειάζεστε πρόσθετα χαρακτηριστικά, μπορεί να είναι προς το συμφέρον σας να επιλέξετε ένα πακέτο λογισμικού πληρωμένου λογισμικού.