Bagaimana cara memilih platform kolaboratif terbaik?
Saat mencari platform kolaboratif terbaik mengevaluasi kebutuhan Anda dan harapan Anda terhadap perangkat lunak.Sebagian besar platform kolaboratif menawarkan fitur komunikasi dasar, penyimpanan data, berbagi file, alat pemecahan masalah dan fasilitas konferensi.Kecepatan, kemudahan penggunaan, fitur tambahan dan biaya yang terlibat juga harus dipertimbangkan.
Tiga fitur dasar dan terpenting dari platform kolaboratif apa pun, penyimpanan data terpusat, alat komunikasi dan alat pemecahan masalah.Penyimpanan data terpusat menghilangkan kebutuhan masing -masing kolaborator untuk menyimpan data di komputernya dan membantu data tetap konsisten dan terkini.Berbagi File Langsung adalah fitur lain yang berguna dan memudahkan kolaborator untuk berbagi dokumen atau spreadsheet dalam grup.
Alat komunikasi dapat mencakup fitur seperti konferensi web, pertemuan grup atau pribadi, Voice Over Internet Protocol (VoIP), emailatau sistem pesan instan.Video streaming langsung sangat efektif untuk konferensi atau pertemuan online, dan beberapa platform kolaboratif menawarkan fitur papan tulis virtual untuk demonstrasi.Anda mungkin juga perlu mengecualikan kolaborator dari rapat, dan beberapa platform akan memungkinkan Anda untuk melakukan ini.
Alat pemecahan masalah adalah penting dalam memastikan semua kolaborator memecahkan masalah dengan cepat dan mudah.Beberapa platform menampilkan bagian bantuan terintegrasi, yang dapat diakses oleh kolaborator grup mana pun.Fitur ini membantu mengurangi penggunaan profesional atau layanan luar dan dapat menghemat waktu serta uang.
Platform kolaboratif dapat mengambil berbagai bentuk dan dapat diinstal pada mesin lokal atau instalasi yang berjalan dari server jarak jauh.Beberapa platform berbasis internet dan kolaborator dapat mengakses platform dengan nama pengguna dan kata sandi.Instalasi atau jenis platform yang Anda pilih dapat memengaruhi kecepatan dan kinerja platform.Kecepatan adalah pertimbangan penting karena lagging atau kinerja lambat dapat menciptakan masalah selama konferensi web atau penggunaan VOIP.
Dalam beberapa kasus mungkin perlu membuat profesional membuat atau mengatur platform kolaboratif untuk Anda.Jika demikian, sebaiknya melihat apakah penyedia juga menawarkan pelatihan untuk anggota tim menggunakan platform kolaboratif, karena ini akan membantu tim memahami bagaimana platform berfungsi dan akan memastikan produktivitas optimal dari awal.Sebagian besar platform cukup mudah digunakan, tetapi fitur dan fungsinya sangat berbeda dari satu platform ke platform berikutnya, jadi mungkin perlu waktu bagi kolaborator untuk memahami sistem sepenuhnya.
Satu pertimbangan terakhir adalah apakah Anda lebih suka menggunakanperangkat lunak open source atau perangkat lunak berpemilik.Jika Anda memiliki anggaran yang ketat, perangkat lunak open source adalah pilihan terbaik, karena paket ini dapat dikenai biaya secara gratis.Sebagian besar paket ini menawarkan fungsi dasar yang diperlukan, tetapi jika Anda memerlukan fitur tambahan, itu mungkin merupakan kepentingan terbaik Anda untuk memilih paket perangkat lunak berbayar.