Làm cách nào để chọn nền tảng hợp tác tốt nhất?

Khi tìm kiếm nền tảng hợp tác tốt nhất đánh giá nhu cầu của bạn và kỳ vọng của bạn về phần mềm.Hầu hết các nền tảng hợp tác cung cấp các tính năng giao tiếp cơ bản, lưu trữ dữ liệu, chia sẻ tệp, xử lý sự cố và các cơ sở hội nghị.Tốc độ, dễ sử dụng, các tính năng bổ sung và chi phí liên quan cũng nên được xem xét.Lưu trữ dữ liệu tập trung giúp loại bỏ sự cần thiết của mỗi cộng tác viên để lưu trữ dữ liệu trên máy tính của mình và giúp dữ liệu vẫn nhất quán và cập nhật.Chia sẻ tệp trực tiếp là một tính năng hữu ích khác và giúp cộng tác viên dễ dàng chia sẻ tài liệu hoặc bảng tính trong nhóm. Các công cụ truyền thông có thể bao gồm các tính năng như hội nghị web, các cuộc họp nhóm hoặc riêng tư, giao thức Internet (VoIP), e-mailhoặc hệ thống nhắn tin tức thời.Video phát trực tiếp rất hiệu quả cho các cuộc họp hội nghị hoặc trực tuyến và một số nền tảng hợp tác cung cấp tính năng của bảng trắng ảo cho các cuộc biểu tình.Bạn cũng có thể cần phải loại trừ một cộng tác viên khỏi một cuộc họp và một số nền tảng sẽ cho phép bạn làm điều này.Các công cụ khắc phục sự cố rất quan trọng khi đảm bảo tất cả các cộng tác viên giải quyết các vấn đề nhanh chóng và dễ dàng.Một số nền tảng có phần trợ giúp tích hợp, có thể được truy cập bởi bất kỳ cộng tác viên nhóm nào.Tính năng này giúp cắt giảm việc sử dụng các chuyên gia hoặc dịch vụ bên ngoài và có thể tiết kiệm thời gian cũng như tiền.Các nền tảng hợp tác có thể có nhiều hình thức khác nhau và có thể được cài đặt phần mềm trên máy cục bộ hoặc cài đặt chạy từ một máy chủ từ xa.Một số nền tảng dựa trên Internet và các cộng tác viên có thể truy cập nền tảng với tên người dùng và mật khẩu.Việc cài đặt hoặc loại nền tảng bạn chọn có thể ảnh hưởng đến tốc độ và hiệu suất nền tảng.Tốc độ là một cân nhắc quan trọng vì hiệu suất chậm hoặc chậm có thể tạo ra các vấn đề trong các hội nghị web hoặc sử dụng VoIP.Trong một số trường hợp, có thể cần phải có một sự sáng tạo chuyên nghiệp hoặc thiết lập nền tảng hợp tác cho bạn.Nếu đây là trường hợp, thật khôn ngoan khi xem liệu nhà cung cấp cũng cung cấp đào tạo cho các thành viên trong nhóm sử dụng nền tảng hợp tác, vì điều này sẽ giúp nhóm hiểu cách thức hoạt động của nền tảng và sẽ đảm bảo năng suất tối ưu ngay từ đầu.Hầu hết các nền tảng khá dễ sử dụng, nhưng các tính năng và chức năng khác nhau rất nhiều từ nền tảng này sang nền tảng tiếp theo, do đó, có thể mất một thời gian để các cộng tác viên hiểu đầy đủ hệ thống.Phần mềm nguồn mở hoặc phần mềm độc quyền.Nếu bạn có ngân sách eo hẹp, phần mềm nguồn mở là lựa chọn tốt nhất, vì các gói này có thể được miễn phí.Hầu hết các gói này cung cấp các chức năng cơ bản cần thiết, nhưng nếu bạn yêu cầu bất kỳ tính năng bổ sung nào thì bạn có thể chọn gói phần mềm trả phí tốt nhất.