Τι είναι τα γράμματα αφοσίωσης;

Οι επιστολές δέσμευσης είναι πολύ συνηθισμένα εργαλεία που λειτουργούν ως συμβάσεις για υπηρεσίες μεταξύ ομάδων.Οι φορολογικοί λογιστές, οι δικηγόροι και άλλα επαγγέλματα προσανατολισμένα στις υπηρεσίες παρέχουν αυτά τα έγγραφα στους πελάτες.Οι λεπτομέρειες κάθε επιστολής δέσμευσης είναι διαφορετικές, αλλά περιλαμβάνουν γενικά τέσσερα διαφορετικά τμήματα της σύμβασης.

Το πρώτο μέρος των επιστολών αφοσίωσης ασχολείται πάντα με τις υπηρεσίες που παρέχονται στον πελάτη.Ανάλογα με τον εκδότη της επιστολής, μπορεί να συνταγογραφήσει οτιδήποτε από έναν λογιστή που εκτελεί τον έλεγχο των συγκεκριμένων λογαριασμών ενός πελάτη σε κάτι πιο ανοιχτό, όπως η νομική συμφωνία διατήρησης του δικηγόρου.Αυτό το μέρος της επιστολής κανονικά διαλύει επίσης τις συγκεκριμένες ευθύνες, όπως οι εργασίες που θα εκτελούν ο ελεγκτής και ποια αποτελέσματα ή αναφορές θα παρέχονται στον πελάτη, αν υπάρχει.

Το δεύτερο τμήμα των επιστολών δέσμευσης συνήθως ασχολείται με οποιεσδήποτε συγκεκριμένες προειδοποιήσεις στις ευθύνες και τις υπηρεσίες που παρέχονται.Αυτό είναι όπου ο εκδότης της επιστολής εξηγεί τους πιθανούς περιορισμούς της εκτέλεσης εργασίας και ποιες είναι οι πιθανές συνέπειες.Ένα παράδειγμα είναι μια λογιστική εταιρεία που δηλώνει ότι χρειάζεται πρόσβαση σε αρχεία για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή δεν μπορεί να εγγυηθεί την παράδοση του ελέγχου της.Ο χρόνος παράδοσης αυτών των υπηρεσιών, γνωστός ως προθεσμία, καλύπτεται επίσης σε αυτό το τμήμα.Κάνει σαφείς τις προσδοκίες και για τα δύο μέρη και αναγνωρίζει ότι η αποτυχία να επιτευχθεί αυτή η προθεσμία αποτελεί παραβίαση της σύμβασης.

Η βοήθεια πελατών παρατίθεται σταθερά στο τρίτο τμήμα των περισσότερων επιστολών αφοσίωσης.Αυτή η ενότητα σκοπεύει να δηλώσει ποια βοήθεια, εάν υπάρχει, ο πελάτης αναμένεται να παράσχει στον εκδότη της επιστολής.Αυτό περιλαμβάνει πολλά καθήκοντα, αλλά συνήθως αναφέρεται στην συμπλήρωση γραφικών ή λογαριασμών ανοίγματος.Αυτή η ενότητα δηλώνει συνήθως ότι θα προστεθεί ένα τέλος εάν ο πελάτης αποτύχει να χειριστεί αυτές τις ευθύνες.Αυτό είναι επίσης το τμήμα της επιστολής που απευθύνεται σε όλους τους εξωτερικούς εργολάβους που θα χρειαστούν, όπως ένας εκτιμητής που θα καθορίσει την αξία των περιουσιακών στοιχείων του πελάτη για μια δικηγορική εταιρεία που χειρίζεται το διαζύγιο του πελάτη.

Τέλος, η αποποίηση ευθυνών που δηλώνει την πρόθεση του εκδότη να εκτελέσει τα καθήκοντά του με τις καλύτερες ικανότητες είναι ένα τυπικό μέρος του τέταρτου τμήματος.Επίσης, η αμοιβή για αυτήν την υπηρεσία παρατίθεται.Στο τέλος της επιστολής αφοσίωσης, όλα τα εμπλεκόμενα μέρη θα υπογράψουν και θα χρονολογήσουν την γραφειοκρατία για να ολοκληρώσουν τη σύμβαση.