Ποιες είναι μερικές στρατηγικές για τη διαχείριση της ροής εργασίας;

Η ροή εργασίας αναφέρεται στη σειρά με την οποία εκτελείται η εργασία και εάν διαχειρίζεται επιτυχώς τη ροή εργασίας, μπορεί κανείς να αυξήσει την κερδοφορία.Ο χρόνος που εξοικονομείται μπορεί να οδηγήσει σε μειωμένο λειτουργικό κόστος και ενισχυμένα έσοδα.Οι αποτελεσματικές στρατηγικές που βοηθούν στη διαχείριση της ροής εργασίας περιλαμβάνουν λογικό σχεδιασμό, διαχείριση χρόνου και λογοδοσία των εργαζομένων. Επιλέξτε μόνο λογικά βήματα που πρέπει να πραγματοποιηθούν στο σύστημα ροής εργασίας.Ένα βήμα αναφέρεται ως δραστηριότητα στη γλώσσα της διαχείρισης ροής εργασίας.Ένα άτομο ή ένα μηχάνημα ολοκληρώνει κάθε δραστηριότητα για τη διαχείριση της ροής εργασίας.Ο επιβλέπων ή ο διαχειριστής πρέπει να κοινοποιήσουν ακριβώς τις δραστηριότητες της ροής εργασίας, ώστε όλοι να κατανοούν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν και πώς αναμένεται να διαχειριστούν τη ροή της εργασίας.Η σειρά και οι δραστηριότητες εργασίας πρέπει να γράφονται ως ένα απλό γράφημα για επιπλέον σαφήνεια.

Η διαχείριση του χρόνου είναι μια σημαντική στρατηγική για τη διαχείριση της ροής εργασίας.Για παράδειγμα, ο χρόνος που σχεδιάστηκε για τον έλεγχο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων επιτρέπει τη ροή εργασίας με λιγότερες διακοπές από το να σταματάτε κάθε λίγα λεπτά για να κάνετε τέτοια μικρά, αλλά συχνά χρονοβόρα καθήκοντα.Η οργανωτική στρατηγική είναι επίσης ένας καλός τρόπος για να διαχειριστείτε τη ροή της εργασίας με την επίτευξη δραστηριοτήτων στο πλαίσιο του συστήματος ροής εργασίας χωρίς να χάσετε χρόνο αναζητώντας υλικά που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των έργων.Επιπλέον, μόνο ένα έργο κάθε φορά θα πρέπει να καταλαμβάνει το χώρο του γραφείου.Άλλα έργα μπορούν να επισημανθούν και να αποθηκευτούν μακριά από το κύριο γραφείο - ίσως σε ένα καλάθι in/out που επισημαίνεται με ημερομηνίες προθεσμίας.

Η λογοδοσία, ως μέρος του συστήματος ροής εργασίας, βοηθά στη διαχείριση της ροής εργασίας καθώς καθορίζει ένα πρότυπο εργασίας.Εκείνοι που εκτελούν τις δραστηριότητες πρέπει να αναλάβουν την ευθύνη για το πώς διαχειρίζονται τη ροή εργασίας για να ολοκληρώσουν όλες τις δραστηριότητες που απαιτούνται για να κάνουν τις δουλειές τους.Ωστόσο, εάν ένας υπάλληλος αναμένεται να διαχειριστεί τη ροή εργασίας σε ένα συγκεκριμένο πρότυπο, θα πρέπει να συμμετέχει στον καθορισμό στόχων που σχετίζονται με την απόδοση της ροής εργασίας του.Ο επιβλέπων ή ο διευθυντής θα πρέπει επίσης να βοηθήσουν στην ανάπτυξη και την παρακολούθηση της προόδου του εργαζομένου.