Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη σταθερή παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων;

Η σταθερή παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται από επιχειρήσεις και οργανισμούς για να κρατήσει τις καρτέλες σε όλα τα μακροπρόθεσμα ή σταθερά περιουσιακά στοιχεία.Οι εταιρείες χρησιμοποιούν σταθερή παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων ως μέρος της λογιστικής τους διαδικασίας και για την πρόληψη της κλοπής, τους σκοπούς απόσβεσης και τον έλεγχο των αποθεμάτων.Η προσπάθεια να παρακολουθείτε καλύτερα τα σταθερά περιουσιακά στοιχεία σημαίνει τον εντοπισμό αυτών των περιουσιακών στοιχείων, τον προσδιορισμό του συστήματος που πρέπει να χρησιμοποιήσετε στην παρακολούθηση και τη διατήρηση πληροφοριών περιουσιακών στοιχείων στο σύστημα παρακολούθησης ενημερωμένο ανά πάσα στιγμή.Η διασφάλιση ότι όλοι οι εργαζόμενοι σε μια εταιρεία είναι εξοικειωμένοι με το σύστημα μπορεί επίσης να διασφαλίσει ότι οι πληροφορίες σχετικά με τα πάγια περιουσιακά στοιχεία παραμένουν τρέχοντα.

Η αναγνώριση όλων των οποίων απαιτεί σταθερή παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων μπορεί να είναι η πρώτη πρόκληση.Ίσως ο ευκολότερος τρόπος να γίνει αυτό είναι να αρχίσετε να παρακολουθείτε όλα τα περιουσιακά στοιχεία καθώς έρχονται στην εταιρεία, ξεκινώντας από την 1η ημέρα της επιχείρησης, αν όχι πριν.Η προσθήκη ενός νέου σταθερού περιουσιακού στοιχείου σε ένα σύστημα παρακολούθησης πριν το περιουσιακό στοιχείο εγκαταλείψει τα χέρια του αγοραστή συνιστάται.Αυτό εξασφαλίζει ότι ένα περιουσιακό στοιχείο δεν εξαφανίζεται πριν από την παρουσία του έχει ακόμη αναγνωριστεί.

Η παρακολούθηση σταθερού περιουσιακού στοιχείου περιλαμβάνει επίσης την επιλογή ενός συστήματος που θα χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση, είτε πρόκειται για ένα απλό πρόγραμμα λογισμικού υπολογιστή, ένα σύστημα γραμμωτού κώδικα ή μια αναγνώριση ραδιοσυχνότητας (RFID) Σύστημα ετικετών.Τέτοια συστήματα μπορούν να απλοποιήσουν την παρακολούθηση σταθερού περιουσιακού στοιχείου, δημιουργώντας ένα χρονοδιάγραμμα απόσβεσης και παραγωγή αναφορών και πληροφοριών που είναι απαραίτητες για τις λογιστικές διαδικασίες.Το καλύτερο σύστημα παρακολούθησης για μια συγκεκριμένη εταιρεία θα έχει σχεδιαστεί για να χειριστεί την ποσότητα των σταθερών περιουσιακών στοιχείων που παρακολουθείται, είτε μια μεγάλη ποσότητα είτε μια μικρή.

Ένα κλειδί για την επιτυχή παρακολούθηση σταθερών περιουσιακών στοιχείων είναι η διατήρηση πληροφοριών για τα περιουσιακά στοιχεία ενημερωμένα.Για παράδειγμα, εάν ένα φορτηγό είναι εισηγμένο ως εταιρικό περιουσιακό στοιχείο, αλλά ανέρχεται σε αυτόματο ατύχημα, δεν είναι πλέον πλεονέκτημα.Θα πρέπει να αφαιρεθεί από το σύστημα παρακολούθησης.Εάν δεν το κάνετε αυτό, θα μπορούσε να οδηγήσει στο όχημα που συνεχίζει να θεωρείται ως φορολογητέο πλεονέκτημα.Εάν η εταιρεία είναι αρκετά μεγάλη και η επικοινωνία καταρρεύσει, η έλλειψη ενημερωμένων πληροφοριών παρακολούθησης θα μπορούσε να οδηγήσει σε άλλα προβλήματα εάν, για παράδειγμα, ένας υπάλληλος πιστεύει ότι θα είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει το όχημα της εταιρείας για ένα ταξίδι που σχετίζεται με την εργασία,Δεν γνωρίζετε ότι δεν είναι πλέον διαθέσιμο.

Ένας εύκολος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι η σταθερή παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων είναι στο καλύτερο δυνατό είναι να εμπλέξει τους υπαλλήλους της εταιρείας.Εάν ένας υπάλληλος πρόκειται να χρησιμοποιήσει ένα περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας, βεβαιωθείτε ότι δεν μπορεί να το πάρει χωρίς να το ελέγξει επίσημα στο όνομά του.Δημιουργήστε συνέπειες για την αποτυχία να ελέγξετε επισήμως το περιουσιακό στοιχείο όταν γίνετε με αυτό και υπογραμμίστε τη σημασία της επισήμανσης τυχόν προβλημάτων με το περιουσιακό στοιχείο μόλις παρατηρήσουν.Διαφορετικά, το σύστημα παρακολούθησης θα μπορούσε να αντικατοπτρίζει ανακριβώς ποιος είχε τελευταίο το αυτοκίνητο και πού ήταν, και αυτό αποτυγχάνει σημαντικό σκοπό των προσπαθειών παρακολούθησης ενεργητικού.