Những lời khuyên tốt nhất để theo dõi tài sản cố định là gì?

Theo dõi tài sản cố định là một quá trình được sử dụng bởi các doanh nghiệp và tổ chức để giữ các tab trên tất cả các tài sản dài hạn hoặc cố định.Các công ty sử dụng theo dõi tài sản cố định như là một phần của quy trình kế toán và phòng chống trộm cắp, mục đích khấu hao và kiểm soát hàng tồn kho.Cố gắng theo dõi tốt nhất các tài sản cố định có nghĩa là xác định các tài sản đó, xác định hệ thống nào sẽ sử dụng trong việc theo dõi chúng và giữ cho thông tin tài sản trong hệ thống theo dõi được cập nhật mọi lúc.Đảm bảo tất cả nhân viên trong một công ty đã quen thuộc với hệ thống cũng có thể đảm bảo rằng thông tin về tài sản cố định vẫn tồn tại.

Xác định mọi thứ yêu cầu theo dõi tài sản cố định có thể là thách thức đầu tiên.Có lẽ cách dễ nhất để làm điều này là bắt đầu theo dõi tất cả các tài sản khi họ đến công ty, bắt đầu từ ngày 1 của doanh nghiệp, nếu không trước đây.Thêm một thông tin tài sản cố định mới vào một hệ thống theo dõi trước khi tài sản rời khỏi tay người mua được khuyến nghị.Điều này đảm bảo rằng một tài sản không biến mất trước khi sự hiện diện của nó thậm chí đã được thừa nhận. Theo dõi tài sản cố định cũng liên quan đến việc chọn một hệ thống để sử dụng để theo dõi, cho dù đó là một chương trình phần mềm máy tính đơn giản, hệ thống mã vạch hoặc nhận dạng tần số radio (RFID) Hệ thống thẻ.Các hệ thống như vậy có thể đơn giản hóa theo dõi tài sản cố định bằng cách thiết lập lịch khấu khấu và tạo báo cáo và thông tin cần thiết cho các quy trình kế toán.Hệ thống theo dõi tốt nhất cho một công ty cụ thể sẽ được thiết kế để xử lý số lượng tài sản cố định được theo dõi, cho dù là một số lượng lớn hay nhỏ.Ví dụ, nếu một chiếc xe tải được liệt kê là tài sản của công ty nhưng bị tai nạn tự động, thì đó không còn là tài sản nữa.Nó nên được loại bỏ khỏi hệ thống theo dõi.Việc không làm như vậy có thể dẫn đến chiếc xe tiếp tục được tính là một tài sản chịu thuế.Nếu công ty đủ lớn và giao tiếp bị phá vỡ, việc thiếu thông tin theo dõi cập nhật có thể dẫn đến các vấn đề khác nếu, một nhân viên nghĩ rằng anh ta sẽ có thể sử dụng phương tiện của công ty cho một chuyến đi liên quan đến công việc,Không biết rằng nó không còn nữa. Một cách dễ dàng để chắc chắn theo dõi tài sản cố định là tốt nhất là liên quan đến nhân viên của công ty.Nếu một nhân viên sẽ sử dụng một tài sản của công ty, hãy chắc chắn rằng anh ta hoặc cô ta có thể lấy nó mà không chính thức kiểm tra nó dưới tên của mình.Thiết lập hậu quả cho việc không chính thức kiểm tra tài sản khi thực hiện với nó và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chỉ ra bất kỳ vấn đề nào với tài sản ngay khi chúng được chú ý.Mặt khác, hệ thống theo dõi có thể phản ánh không chính xác ai là người cuối cùng có chiếc xe và nó ở đâu, và điều đó đánh bại một mục đích đáng kể của các nỗ lực theo dõi tài sản cố định.