Apa tips terbaik untuk pelacakan aset tetap?

Pelacakan aset tetap adalah proses yang digunakan oleh bisnis dan organisasi untuk mengawasi semua aset jangka panjang, atau tetap.Perusahaan menggunakan pelacakan aset tetap sebagai bagian dari proses akuntansi mereka dan untuk pencegahan pencurian, tujuan penyusutan dan kontrol inventaris.Mencoba melacak aset tetap berarti mengidentifikasi aset -aset itu, menentukan sistem apa yang akan digunakan dalam melacaknya, dan menjaga informasi aset dalam sistem pelacakan tetap up -muthing setiap saat.Memastikan semua karyawan di dalam perusahaan akrab dengan sistem juga dapat memastikan bahwa informasi tentang aset tetap tetap terkini.

Mengidentifikasi segala sesuatu yang membutuhkan pelacakan aset tetap dapat menjadi tantangan pertama.Mungkin cara termudah untuk melakukan ini adalah dengan mulai melacak semua aset saat mereka datang ke perusahaan, dimulai dengan hari 1 bisnis, jika tidak sebelumnya.Menambahkan informasi aset tetap baru ke sistem pelacakan sebelum aset menyisakan tangan pembeli.Ini memastikan bahwa suatu aset tidak hilang sebelum kehadirannya bahkan telah diakui.

Pelacakan aset tetap juga melibatkan memilih sistem untuk digunakan untuk pelacakan, apakah itu program perangkat lunak komputer yang sederhana, sistem barcode atau identifikasi frekuensi radio (RFID) Sistem tag.Sistem tersebut dapat menyederhanakan pelacakan aset tetap dengan mengatur jadwal penyusutan dan menghasilkan laporan dan informasi yang diperlukan untuk proses akuntansi.Sistem pelacakan terbaik untuk perusahaan tertentu akan menjadi salah satu yang dirancang untuk menangani jumlah aset tetap yang dilacak, apakah jumlah besar atau kecil.

Salah satu kunci untuk pelacakan aset tetap yang berhasil adalah menjaga informasi tentang aset terkini.Misalnya, jika truk terdaftar sebagai aset perusahaan tetapi total dalam kecelakaan mobil, itu bukan lagi aset.Itu harus dihapus dari sistem pelacakan.Kegagalan untuk melakukannya dapat menyebabkan kendaraan terus dihitung sebagai aset kena pajak.Jika perusahaan cukup besar dan komunikasi rusak, kurangnya informasi pelacakan terkini dapat menyebabkan masalah lain jika, misalnya, seorang karyawan berpikir dia akan dapat menggunakan kendaraan perusahaan untuk perjalanan yang berhubungan dengan pekerjaan,Tidak menyadari bahwa itu tidak lagi tersedia.

Cara mudah untuk memastikan pelacakan aset tetap adalah yang terbaik adalah dengan melibatkan karyawan perusahaan.Jika seorang karyawan akan menggunakan aset perusahaan, pastikan dia tidak bisa mengambilnya tanpa secara resmi memeriksanya atas namanya.Menetapkan konsekuensi karena gagal secara resmi memeriksa aset ketika dilakukan dengan itu, dan menekankan pentingnya menunjukkan masalah dengan aset segera setelah mereka diketahui.Kalau tidak, sistem pelacakan mungkin secara tidak akurat mencerminkan siapa yang terakhir memiliki mobil dan di mana itu, dan itu mengalahkan tujuan yang signifikan dari upaya pelacakan aset tetap.