Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη διατήρηση εγγραφών μισθοδοσίας;

Οι απαιτήσεις διατήρησης αρχείων μισθοδοσίας ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό από τη μία δικαιοδοσία στην άλλη, έτσι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να εξοικειωθούν με τους νόμους της περιοχής τους.Ορισμένα από τα έγγραφα που μπορεί να χρειαστεί να διατηρηθούν αφορούν τους φόρους μισθοδοσίας, τα οφέλη των εργαζομένων και τα αρχεία του αριθμού των ωρών εργασίας.Θα πρέπει επίσης να εξετάσουν το ενδεχόμενο να διατηρούν τόσο ψηφιακά όσο και χαρτιά αντίγραφα των αρχείων μισθοδοσίας.Εάν είναι δυνατόν, τα έγγραφα χαρτιού θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ένα υπουργικό συμβούλιο πυρκαγιάς για να αποτρέψουν την καταστροφή τους. "Αυτό μπορεί να διαφέρει από τη μια χώρα στην άλλη και συνήθως διέπεται από τοπικούς οργανισμούς εσόδων.Κατά κανόνα, τα περισσότερα αρχεία πρέπει να διατηρηθούν οπουδήποτε από τέσσερα έως δέκα χρόνια μετά την εμφάνιση συναλλαγών.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα πρέπει επίσης να καθορίζουν ποια συγκεκριμένα αρχεία μισθοδοσίας πρέπει να διατηρηθούν.Ορισμένες σημαντικές μπορεί να περιλαμβάνουν έγγραφα που αποδεικνύουν ότι ορισμένοι φόροι παρακρατήθηκαν από τους μισθούς των εργαζομένων.Ένα άτομο μπορεί επίσης να χρειαστεί να κρατήσει αρχεία που δείχνουν πόσο πληρώθηκε και ο αριθμός των ωρών εργασίας.Αυτή η πρακτική διατήρησης αρχείων μισθοδοσίας μπορεί να βοηθήσει στην απόδειξη των μελών του προσωπικού να πληρώσουν τουλάχιστον τον τοπικό κατώτατο μισθό, εάν υπάρχει.Μπορεί επίσης να συμβάλει στη δημιουργία συμμόρφωσης με τους νόμους περί παιδικής εργασίας, εάν ισχύει.Εάν η επιχείρηση συμβάλλει σε ένα ταμείο συνταξιοδότησης ή πληρώνει μέρος των ασφαλίστρων ασφάλισης των εργαζομένων της, θα πρέπει επίσης να αποθηκευτεί η τεκμηρίωση αυτού.Εάν οι εργαζόμενοι καταβάλλονται κατά την προμήθεια, ένας επόπτης μπορεί να χρειαστεί να διατηρήσει και τις εκθέσεις πωλήσεων της εταιρείας.Αυτό είναι έτσι ώστε να υπάρχει ένα αρχείο αντιγράφων ασφαλείας στην περίπτωση που ένα σύνολο αρχείων καταστρέφεται.Οι ψηφιακές εγγραφές θα πρέπει να διατηρούνται σε αφαιρούμενες συσκευές αποθήκευσης, όπως ένας εφεδρικός σκληρός δίσκος, δίσκος ή μονάδα flash, εκτός από την ύπαρξη σε σκληρό δίσκο υπολογιστή.Τα αντίγραφα χαρτιού θα πρέπει να κλειδώνονται σε ένα πυροσβεστικό ντουλάπι που βρίσκεται σε μια περιοχή που δεν είναι επιρρεπής σε πλημμύρες, καθώς αυτό μπορεί να βοηθήσει στην εξασφάλιση της ασφάλειας αυτών των εγγράφων.

Η διατήρηση αρχείων μισθοδοσίας μπορεί να αποτελέσει σημαντικό μέρος των τακτικών λειτουργιών οποιασδήποτε επιχείρησης.Κάτι τέτοιο είναι κανονικά εύκολο εάν η εργασία διατηρείται σε τακτική βάση.Η εξοικονόμηση εγγράφων με κανονικό τρόπο και για το απαιτούμενο χρονικό διάστημα μπορεί να εξοικονομήσει έναν διαχειριστή μεγάλη θλίψη σε περίπτωση ελέγχου ή πώλησης της επιχείρησης.